Doanh nghiệp có thể ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử khi nào? Cần tuân thủ quy định về nguyên tắc nào? Bài viết được thực hiện bởi tuxuathoadon, hy vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
>> Tham khảo: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế.
1. Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định này.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế/tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
- Nếu doanh nghiệp kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức trực trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Riêng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, người bán cần phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định riêng.
Như vậy, căn cứ theo các quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020, Thông tư 78/2021/TT-BTC, người nộp thuế hiện nay chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020, không cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử như theo quy định cũ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Yêu cầu với bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
- Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
Lưu ý rằng:
- Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
- Bạn cũng cần phải có thêm 01 bản thông báo phát hành ở định dạng XML.
- Chuẩn bị chữ ký số (Token) là điều không thể thiếu.
- Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi đã hoàn tất sẽ được nộp lên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế.
Việc gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng phương thức điện tử thì cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử cũng không khác nhiều với bằng văn bản giấy.
>> Tham khảo: Phần mềm Hỗ trợ kê khai; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
2. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn theo Nghị định 123
Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
– Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử;
Và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Quan hệ liên kết được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế;
– Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;
– Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
– Hóa đơn điện tử do tổ chức được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;
– Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;
– Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
– Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc tại mục này.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi