TỰ XUẤT HÓA ĐƠN

Để có thể tự xuất hóa đơn, các doanh nghiệp cần lựa chọn một trong hai hình thức phát hành hóa đơn. Hai hình thức tự xuất hóa đơn hiện nay bao gồm hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử xác thực

Nhu cầu tự xuất hóa đơn của các doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay, nhu cầu tự xuất hóa đơn tại các doanh nghiệp là tương đối lớn, nhất là những doanh nghiệp tư nhân, nước ngoài hay các doanh nghiệp, tổ chức có khối lượng giao dịch hóa đơn lớn. Việc để cho các doanh nghiệp chủ động, tự xuất hóa đơn tại doanh nghiệp mình không chỉ giúp tiết kiệm các chi phí phát sinh không cần thiết, các thủ tục rườm rà mà còn giúp các cơ quan chuyên trách dễ dàng hơn trong việc quản lý, điều chỉnh các hoạt động trong quá trình làm việc.

Các hình thức tự xuất hóa đơn

Như phần trên đã trình bày, việc tự xuất hóa đơn tại các doanh nghiệp hiện nay có thể được thực hiện theo hai hình thức đó là sử dụng hóa đơn tự in và sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in là loại hóa đơn được các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh tự in khi phát sinh, thực hiện các giao dịch mua bán, trao đổi. Hóa đơn tự in thường được in dựa vào các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các phần mềm chuyên dụng hiện nay. Để có thể tự in hóa đơn, các doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ được các điều luật hiện hành như được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; doanh nghiệp có mức vốn điều lệ theo quy định của Bộ Tài chính; các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật và có mã số thuế.

Hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp tạo ra sự thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, đồng thời rút ngắn thời gian do việc lập, gửi, nhận hóa đơn thông qua các phương tiện điện tử.
Ngoài ra, trên hoá đơn điện tử xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.

Ưu, nhược điểm của các hình thức tự xuất hóa đơn

Bất kỳ hình thức phát hành hóa đơn đều có những ưu điểm cũng như những hạn chế nhất định. Dưới đây là những điểm mạnh nổi bật cũng như những nhược điểm của hai hình thức tự xuất hóa đơn

Ưu nhược điểm của hóa đơn tự in

Ưu điểm

- Sử dụng hóa đơn tự in, các doanh nghiệp sẽ không phải tốn thời gian khi chờ mua hóa đơn
- Sử dụng hóa đơn tự in, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian khi khai báo, đối chiếu cũng như đối chiếu dữ liệu hóa đơn
- Giảm tải chi phí về nguồn nhân lực
- Giảm tải chi phí về phát hành hóa đơn, chi phí giao dịch, vận chuyển hóa đơn

Nhược điểm

- Doanh nghiệp phải đáp ứng đủ yêu cầu về nguồn vốn điều lệ theo các quy định hiện hành mới có thể tự in hóa đơn
- Các doanh nghiệp sẽ phải trang bị hệ thống máy móc phục vụ cho quá trình in ấn
- Hóa đơn có thể bị làm giả do doanh nghiệp chưa đăng ký tự in hóa đơn mà đã phát hành

văn phòng điện tử

Ưu nhược điểm của hóa đơn điện tử xác thực

Ưu điểm

- Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn
- Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn
- Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
- Được cơ quan thuế hỗ trợ xử lý lỗi trong quá trình triển khai

Nhược điểm

Hạn chế duy nhất của việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực hiện nay đó là hóa đơn điện tử xác thực mới chỉ đang thí điểm triển khai tại các doanh nghiệp tại hai thành phố là Hà Nội và Hồ Chí Minh, do vậy độ phủ của hình thức này chưa rộng

bảo hiểm xã hội điện tử