Hướng dẫn chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Nghị định 254/2026/NĐ-CP là văn bản quan trọng nhất hiện nay quy định về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử tại Việt Nam. Được Chính phủ ban hành ngày 30/6/2026 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, Nghị định này thay thế hoàn toàn Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đồng thời, Bộ Tài chính cũng ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC để hướng dẫn chi tiết việc thi hành. Bài viết này tổng hợp đầy đủ các điểm mới quan trọng, giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nắm rõ quy định để tuân thủ đúng pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt.

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Nghị định 254/2026 quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Đối tượng áp dụng bao gồm:

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Các trường hợp có rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Khác với trước đây, Nghị định mới không còn quy định về hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in hoặc tự in. Toàn bộ hệ thống chuyển sang hóa đơn điện tử.

2. Các loại hóa đơn điện tử và đối tượng sử dụng (Điều 6)

Đây là một trong những thay đổi quan trọng nhất. Nghị định phân loại rõ ràng các hình thức hóa đơn điện tử:

a. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là loại mặc định. Hầu hết tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải sử dụng loại này khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

b. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Chỉ áp dụng cho một số doanh nghiệp thuộc lĩnh vực đặc thù có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ, phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn, bao gồm:

Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch.
Tài chính ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, y tế.
Thương mại điện tử, siêu thị, vận tải…
Bổ sung thêm: Doanh nghiệp kinh doanh tài sản mã hóa và dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch carbon.

c. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế

Áp dụng chủ yếu cho hoạt động bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí… bán trực tiếp cho người tiêu dùng.
Nếu tổ chức hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn có mã hoặc không có mã thì không bắt buộc phải dùng thêm hóa đơn từ máy tính tiền.

Đặc biệt với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh:

Có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc
Bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy, bất động sản…),

→ Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu.

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống không bắt buộc, nhưng nếu có nhu cầu vẫn được đăng ký sử dụng.

3. Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 7)

Nghị định bổ sung Điều 7 quy định rõ các trường hợp được miễn lập hóa đơn điện tử, bao gồm:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện lập bảng kê thu mua theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).
Thu nhập từ cho thuê bất động sản; cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số (giải trí, game, phim, ảnh, nhạc, quảng cáo số) cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
Làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà bên giao đại lý đã khấu trừ thuế.
Một số hoạt động tài chính: tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi, chứng khoán sơ cấp, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
Góp vốn bằng tài sản vào tổ chức kinh tế.
Điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc, giữa các đơn vị phụ thuộc; điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Cho mượn máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ gia công (không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu).
Hàng hóa, dịch vụ tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh nội bộ (chuyển kho, xuất vật tư…).

4. Thời điểm lập hóa đơn điện tử (Điều 9)

Quy định về thời điểm lập hóa đơn được làm rõ và linh hoạt hơn:

Bán hàng hóa: Lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Cung cấp dịch vụ: Lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền trước (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Bộ luật Dân sự thì không phải lập hóa đơn).
Trường hợp giao hàng nhiều lần: Lập hóa đơn theo từng lần giao hàng.
Một số ngành nghề cần đối soát dữ liệu (dịch vụ hoa tiêu hàng hải, quảng cáo điện tử, công nghệ số, nền tảng số, bảo hiểm, bảo vệ, vận tải hành khách bằng taxi/xe hợp đồng…): Được lập sau khi đối soát, chậm nhất là ngày 07 của tháng tiếp theo.
Một số dịch vụ về dữ liệu: Chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh.

5. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử (Điều 10)

Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, số định danh cá nhân) của người mua.
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền.
Thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có).
Tổng tiền thanh toán.
Chữ ký số của người bán (bắt buộc) và thời điểm ký số.
Người mua không bắt buộc ký số, trừ khi hai bên có thỏa thuận.

Đối với hộ kinh doanh có nhiều địa điểm hoặc doanh nghiệp xăng dầu: Phải thể hiện rõ tên, mã và địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu không bắt buộc có chữ ký số.

6. Quy định chuyển tiếp quan trọng (Điều 44)

Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế: Hết giá trị sử dụng kể từ ngày 01/7/2026. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh còn tồn số hóa đơn này phải tiêu hủy theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Biên lai giấy (tự in hoặc đặt in): Được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026. Từ ngày 01/01/2027 phải tiêu hủy và chuyển sang biên lai điện tử.

7. Các điểm mới đáng chú ý khác

Khen thưởng người tiêu dùng tố giác (Điều 41):

Người tiêu dùng phát hiện người bán không lập hoặc không giao hóa đơn điện tử có thể tố giác qua hệ thống hóa đơn điện tử, eTax Mobile, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc trực tiếp. Nếu thông tin chính xác và cơ quan thuế đã ra quyết định xử phạt, người tố giác được xem xét khen thưởng tối đa 10% số tiền xử phạt, không quá 10 triệu đồng/vụ.

Miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử (Điều 11):

Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong 12 tháng đầu tiên.

Xử lý sự cố: Khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế bị gián đoạn, Cục Thuế sẽ kích hoạt hệ thống dự phòng. Trường hợp bất khả kháng, người bán được lập và gửi hóa đơn trong vòng 03 ngày làm việc sau khi sự cố được khắc phục.

8. Lộ trình nâng cấp hệ thống năm 2026

Theo Công văn 7714/CT-CĐS ngày 16/10/2026 của Cục Thuế, hệ thống công nghệ thông tin đang được nâng cấp theo 4 giai đoạn:

Tháng 9/2026: Hoàn thành giai đoạn 1 (ngừng sử dụng hóa đơn với người nộp thuế rủi ro cao).
Tháng 10/2026: Nâng cấp đăng ký, thay đổi thông tin; mở rộng xác thực sinh trắc học/OTP; gửi thư nhắc hộ kinh doanh trên 1 tỷ đồng chưa đăng ký.
Tháng 11/2026: Xử lý hóa đơn theo từng lần phát sinh, hóa đơn lập sai; hỗ trợ tạo hồ sơ khai thuế GTGT gợi ý; áp dụng chuẩn chữ ký số mới XAdES.
Tháng 12/2026: Mở rộng cảnh báo rủi ro theo hệ số K; nâng cấp chức năng tra cứu hóa đơn.

9. Những việc doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện ngay

Cập nhật căn cứ pháp lý trong hợp đồng, quy chế nội bộ (thay Nghị định 123/2020 và 70/2025 bằng Nghị định 254/2026).
Xác định đúng loại hóa đơn phải sử dụng theo Điều 6.
Hộ kinh doanh theo dõi doanh thu lũy kế; khi vượt 1 tỷ đồng phải đăng ký ngay.
Kiểm kê và tiêu hủy hóa đơn đặt in còn tồn (nếu có).
Rà soát quy trình lập hóa đơn theo thời điểm quy định tại Điều 9.
Theo dõi thông báo từ tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử về việc nâng cấp hệ thống và chuẩn chữ ký số mới.

Kết luận

Nghị định 254/2026/NĐ-CP đánh dấu bước chuyển hoàn toàn sang hóa đơn điện tử, tăng cường quản lý thuế theo hướng số hóa và quản lý rủi ro. Việc nắm rõ và tuân thủ đúng các quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh bị xử phạt mà còn hỗ trợ hoạt động kinh doanh minh bạch, thuận tiện hơn trong việc kê khai và hoàn thuế.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên thường xuyên theo dõi các công văn hướng dẫn của Cục Thuế và cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo tương thích với hệ thống mới. Nếu cần hỗ trợ đăng ký hoặc chuyển đổi, hãy liên hệ tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín hoặc cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn cụ thể.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/

Thông tin hóa đơn điện tử