Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số cần chú ý những quy định cùng nguyên tắc nào? Bài viết được thực hiện bởi tuxuathoadon, hy vọng sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
>> Tham khảo: Quy định về giá bán và doanh thu khi xuất hóa đơn theo tiến độ.
1. Khái niệm chữ ký số
Chữ ký số được hiểu là một dạng của chữ ký điện tử. Thiết bị này được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai, giúp mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp nào đó nhằm xác thực tính toàn vẹn và chủ thể của file dữ liệu, thông tin được gửi và thường thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử qua mạng Internet.
Cũng giống như chữ ký trên các chứng từ giấy hay con dấu của doanh nghiệp, chữ ký số hiện cũng được thừa nhận về mặt pháp luật.
Hiện nay, các quy định về việc tạo, sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử đều đã được quy định rất nghiêm ngặt bởi pháp luật. Điều này đã được quy định rất rõ trong Khoản 7, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số được mặc định là một tiêu thức bắt buộc, không thể không có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn điện tử khi lập xuất.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:
– Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
– Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.
– Nếu bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
>> Tham khảo: Thuế GTGT đối với sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp chế xuất.
2. Quy định sử dụng chữ ký số
Để cách sử dụng chữ ký số được an toàn thì người dùng cần phải lưu ý, đảm bảo những yêu cầu khi tạo và sử dụng chữ ký số theo đúng quy định trong Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành.
Nhằm đảm bảo an toàn cho việc tạo và sử dụng chữ ký số, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử hay chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:
– Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc dùng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Khi tiến hành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn và doanh nghiệp có thể dùng 1 trong 2 cách là ký số qua Java hoặc ký số qua Extension EINVOICE Signing.
Để có thể tiến hành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử qua Extension EINVOICE Signing, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị
Chuẩn bị chính là bước đầu tiên của cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.
Theo đó, bạn cần phải chuẩn bị trước chữ ký số đáp ứng các tiêu chí dưới đây:
- Chữ ký số phải còn hiệu lực.
- Đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng trên máy tính đang sử dụng.
- Đảm bảo đã cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính sẽ sử dụng để lập xuất hóa đơn và ký số.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
Bạn tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng để có thể lập hóa đơn điện tử và ký số lên hóa đơn.
Bước 3: Chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”
Trên giao diện chính của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “2. Quản lý ký số hóa đơn”. Ngay sau đó, giao diện “Quản lý ký hóa đơn” sẽ được hiển thị.
Tại đây, bạn sẽ thấy các hóa đơn chưa được ký số và cần phải tiến hành ký số. Trường hợp không còn hóa đơn nào phải ký số, bạn có thể khởi tạo hóa đơn và sau đó quay lại để thực hiện ký số.
>> Tham khảo: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Bước 4: Chọn hóa đơn điện tử cần ký số
Vẫn trên giao diện “Quản lý ký hóa đơn”, bạn nhấn dấu tích chọn vào ô hóa đơn cần ký số (hoặc nếu không thấy hóa đơn cần ký số, bạn có thể nhập mã hóa đơn vào ô “Số hóa đơn” để dễ dàng tìm kiếm).
Bước 5: Thực hiện thao tác ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Cuối cùng, để hoàn thành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn.
Sau khi đã tích chọn được hóa đơn cần ký số, bạn kéo xuống cuối trang và nhấn nút “Ký hóa đơn”.
Ngay sau đó, cửa sổ “Danh sách chữ ký số” sẽ hiển thị, bạn nhấn chọn “Ok”.
Tiếp đó, cửa sổ “Kiểm tra PIN code” sẽ hiển thị, bạn cần nhập đúng mã Pin (chính là mã PIN của USB Token) vào ô “PIN code” rồi nhấn ô “Đăng nhập”. Khi này, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tiến hành gán chữ ký số trên token lên đúng văn bản hóa đơn điện tử mà bạn đang thực hiện ký số.
Sau khi đã hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Thông báo” để xác nhận thao tác ký số bạn vừa thực hiện có thành công hay không.
Trường hợp khi bạn đã thực hiện đầy đủ 5 bước theo hướng dẫn ở trên, ko xảy ra bất kỳ sai sót gì thì thao tác ký số chắc chắn sẽ thành công. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử tới đây cũng đã hoàn tất.
Lưu ý rằng, cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được hướng dẫn trong bài viết này được áp dụng trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaiSonSoft. Với các phần mềm hóa đơn điện tử khác, thao tác ký số lên hóa đơn cũng sẽ được tiến hành tương tự.
>> Tham khảo: Hướng dẫn chi tiết 3 cách tính thuế xuất nhập khẩu.
Kết luận
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi