Bài viết tổng hợp quy định về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
>> Tham khảo: Quy định về mẫu hóa đơn hợp lệ và hợp pháp.
1. Quy định thời hạn lưu trữ hóa đơn
Căn cứ theo Điều 12, 13, 14, Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định có 2 thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử:
– Hóa đơn điện tử lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
- Bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán tổng hợp
- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán
- Biên bản tiêu hủy tài liệu và một số tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi lên sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Các trường hợp tài liệu kế toán khác mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn điện tử lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:
- Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế an ninh, quốc phòng
- Người đại diện theo Pháp luật của đơn vị kế toán quyết định tài liệu đó có tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài hay không để quy định về hình thức lưu trữ bản gốc hay hình thức khác.
- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên.
Theo Điểm e, Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
>> Tham khảo: Ký hiệu hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm được.
Cũng trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 11 về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã quy định bên mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Đối với bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ; đĩa CD, DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong…) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, để bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho hợp pháp thì còn phải thỏa mãn đầy đủ các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32.
2. Doanh nghiệp để mất hóa đơn sẽ bị phạt thế nào?
Theo Điều 26 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đơn vị gây mất hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt theo các mức độ khác nhau như sau:
(1) Phạt cảnh cáo
– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng (trừ trường hợp liên giao cho khách hàng) đã kê khai và nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
(2) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng
– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng (trừ trường hợp liên giao cho khách hàng), người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
(3) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ trường hợp liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Không có tình tiết giảm nhẹ.
(4) Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng
– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ (trừ trường hợp đã nêu trên).
Như vậy, bài viết đã trả lời thắc mắc cho quý khách về câu hỏi “hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu?”. Đối với hóa đơn điện tử, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm và một số loại hóa đơn đặc biệt sẽ phải lưu trữ vĩnh viễn. Hy vọng thông tin do E-invoice cung cấp sẽ hữu ích đối với quý khách.
>> Tham khảo: Tìm hiểu chi tiết về thuật ngữ ETB trong xuất nhập khẩu.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi