Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần chú ý những gì để đảm bảo mẫu hóa đơn hợp lệ và hợp pháp. Bài viết từ tuxuathoadon hy vọng sẽ giải đáp những thắc mắc từ quý độc giả.
>> Tham khảo: Các bước tra cứu hóa đơn điện tử trên E-invoice.
1. Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo Điều 8, Nghị định 123/2020, có 7 loại hóa đơn điện tử được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, bao gồm:
– Hóa đơn giá trị gia tăng: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng.
– Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và đồng thời là tờ khai hoàn thuế giá trị gia tăng cho người mua hàng hóa, dịch vụ.
– Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và đồng thời là phiếu thu tiền của người bán.
– Hóa đơn bán hàng: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc được miễn thuế giá trị gia tăng.
– Hóa đơn bán tài sản công: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán tài sản công của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị – xã hội.
– Tem, vé, thẻ: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán tem, vé, thẻ của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh.
– Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa dự trữ quốc gia của các cơ quan, tổ chức được giao quản lý, sử dụng hàng hóa dự trữ quốc gia.
Mỗi loại hóa đơn điện tử có vai trò riêng, doanh nghiệp và các tổ chức sử dụng cần lưu ý áp dụng tùy theo từng hoạt động.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Một trong những điều kiện để mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp là phải đảm bảo đầy đủ những nội dung bắt buộc.
Theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Tên liên hóa đơn.
– Số hóa đơn.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
>> Tham khảo: Luật Thuế Giá trị gia tăng chính thức có hiệu lực từ 01/7/2025.
– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (một số trường hợp không yêu cầu bắt buộc chữ ký người mua sẽ có quy định cụ thể).
– Thời điểm lập hóa đơn.
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn thương mại thông dụng.
2. Tiêu chí đảm bảo mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp
Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp khi đảm bảo được các điều kiện sau:
2.1. Tính hợp pháp:
Theo quy định tại khoản 7, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tính hợp pháp của hóa đơn thể hiện bằng việc đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung của hóa đơn theo quy định. Cụ thể, hóa đơn điện tử có tính hợp pháp là:
- Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đúng định dạng (định dạng văn bản XML) theo tiêu chuẩn định dạng được quy định tại Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn điện tử đã được doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng theo quy định và được Cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.
- Hóa đơn được lập đúng thời điểm, đúng và đầy đủ nội dung theo quy định (Xem chi tiết tại Mục 2 bên dưới).
- Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì cần phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho bên mua. Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh chỉ được sử dụng sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
2.2. Tính hợp lệ:
- Tính hợp lệ được thể hiện khi hóa đơn đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn.
- Hóa đơn phải có chữ ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh trước khi gửi cho người mua (trừ các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn phải được lập, quản lý, sử dụng theo nguyên tắc được pháp luật quy định (xem chi tiết tại Mục 3 bên dưới).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.3. Tính hợp lý:
Hóa đơn được xác định là hợp lý khi hóa đơn đó thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh (là những hoạt động được xác định trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh).
Trên đây là mẫu hóa đơn điện tử mới nhất năm 2024. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 7 mẫu hóa đơn điện tử phổ biến được áp dụng. Để kiểm tra mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý về tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp của hóa đơn.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi