Kê khai hóa đơn đầu vào khi nào?

Doanh nghiệp kê khai hóa đơn đầu vào cần tuân thủ những quy định nào? Bài viết được thực hiện bởi tuxuathoadon, hy vọng sẽ giải đáp được những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

>> Tham khảo: Kế toán xuất hóa đơn với công trình xây dựng thế nào?

1. Quy định thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào

Quy định về thời hạn kê hóa đơn đầu vào của cơ sở kinh doanh được hướng dẫn mới, trong Khoản 8, Điều 14, Thông tư số 219/2013/TT- BTC, thay thế cho Thông tư số 06/2012/TT-BTC như sau:

• Khấu trừ, kê khai hóa đơn (thuế giá trị gia tăng) đầu vào phát sinh tại kỳ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt hóa đơn đã xuất dùng hay còn lại trong kho.
• Nếu cơ sở kinh doanh phát hiện có sai sót trong số thuế giá trị gia tăng đã khê khai, khấu trừ thì được kê khai, bổ sung trước khi cơ quan thuế/ cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế.

Tuy nhiên, thời hạn kê hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp được nới lỏng khi Quốc hội ban hành Luật Quản lý thuế năm 2019. Cụ thể, tại Khoản 1, Điều 47, Luật Quản lý thuế 2019, thời hại sửa hóa đơn đầu vào đã kê khai (hồ sơ khai thuế) như sau:

• Nếu người nộp thuế nhận thấy có sai sót trong hồ sơ khai thuế đã nộp thì được phép khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm.
• Thời gian điều chỉnh tính từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế đã có sai sót. Nhưng với điều kiện là nộp hồ sơ khai điều chỉnh trước khi cơ quan thuế/ cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra trụ sở doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật này (ngoại trừ trừ các trường hợp không bị không bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế được quy định tại Khoản 3 & 4, Điều 142 của Luật này).

– Quy định xử lý với các hành vi sai phạm khi cơ quan thuế thanh tra tại Điểm b & c, Khoản 1, Điều 59 của Luật này như sau:

“- Doanh nghiệp phải nộp tiền chậm nộp nếu khai bổ sung hồ sơ khai thuế dẫn đến tăng số tiền thuế phải nộp hoặc khi cơ quan có thẩm quyền thanh tra thuế phát hiện doanh nghiệp khai thiếu số tiền thuế phải nộp. Thời gian chậm nộp tính từ ngày kế tiếp ngày cuối cùng thời hạn nộp thuế của kỳ tính thuế có sai, sót hoặc kể từ ngày hết thời hạn nộp thuế của tờ khai hải quan ban đầu;

– Người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế làm giảm số tiền thuế đã được hoàn trả hoặc cơ quan quản lý thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra phát hiện số tiền thuế được hoàn nhỏ hơn số tiền thuế đã hoàn thì phải nộp tiền chậm nộp đối với số tiền thuế đã hoàn trả phải thu hồi kể từ ngày nhận được tiền hoàn trả từ ngân sách nhà nước;”

>> Tham khảo: Cách xuất hóa đơn xăng dầu từng lần bán.

2. Lưu trữ hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế

Theo Khoản 1 và Khoản 2, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, tối thiểu là 10 năm.

Bên cạnh đó, tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:
• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Có thể in ra giấy hoặc tra cứu hóa đơn điện tử khi có yêu cầu.
• Được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
• Hóa đơn điện tử sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

>> Tham khảo: Những điểm cần lưu ý để tối ưu LFD trong xuất nhập khẩu.

Theo những quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử, hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế vẫn cần phải lưu trữ đủ thời gian theo quy định pháp luật là 10 năm. Ngoài ra, hóa đơn được lưu trữ phải được bảo đảm toàn vẹn và có thể truy xuất, in ra giấy khi được yêu cầu.

Vậy, đối với hóa đơn đầu vào đã kê khai nhưng có sai sót, thì doanh nghiệp có được phép hủy bỏ hay không?

Theo Điều 9, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, việc hủy hóa đơn điện tử được quy định như sau:

“Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/