Lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định thế nào?

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu? Đơn vị để mất hóa đơn điện tử có thể chịu chế tài xử phạt thế nào? Bài viết được thực hiện bởi tuxuathoadon, hy vọng sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.

>> Tham khảo: Nội dung hóa đơn gồm những gì?

1. Vì sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời hạn lưu trữ tối thiểu áp dụng cho hóa đơn, chứng từ kế toán là 10 năm.

Căn cứ theo Điều 12, 13, 14, Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định có 2 thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử:

– Hóa đơn điện tử lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm:

  • Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
  • Bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
  • Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán.
  • Biên bản tiêu hủy tài liệu và một số tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi lên sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
  • Các trường hợp tài liệu kế toán khác mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm.

– Hóa đơn điện tử lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:

  • Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế an ninh, quốc phòng
  • Người đại diện theo Pháp luật của đơn vị kế toán quyết định tài liệu đó có tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài hay không để quy định về hình thức lưu trữ bản gốc hay hình thức khác.
  • Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Theo Điều 26 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đơn vị gây mất hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt theo các mức độ khác nhau như sau:

(1) Phạt cảnh cáo:

– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng (trừ trường hợp liên giao cho khách hàng) đã kê khai và nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

(2) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng:

– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng (trừ trường hợp liên giao cho khách hàng), người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

(3) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng:

– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ trường hợp liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Không có tình tiết giảm nhẹ.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về điều kiện hoàn thuế GTGT năm 2024.

(4) Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng:

– Gây mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ (trừ trường hợp đã nêu trên).

Như vậy, bài viết đã trả lời thắc mắc cho quý khách về câu hỏi “hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu?”. Đối với hóa đơn điện tử, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm và một số loại hóa đơn đặc biệt sẽ phải lưu trữ vĩnh viễn. Hy vọng thông tin do E-invoice cung cấp sẽ hữu ích đối với quý khách.

2. Giải pháp lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 11, Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, để đảm bảo tính hợp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng thì các hóa đơn khi lưu trữ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

– Thứ nhất, nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ phải có thể truy cập và sử dụng được mỗi khi cần tham chiếu.

– Thứ hai, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép. Đồng thời phải thể hiện chính xác nội dụng hóa đơn điện tử gốc.

– Thứ ba, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo cách thức nhất định, có thể xem được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

– Thứ tư, hóa đơn điện tử lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi được tạo ra.

Chỉ khi đáp ứng các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới đảm bảo hợp pháp.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Lưu ý rằng, hóa đơn điện tử dùng đã được áp dụng công nghệ hiện đại nhưng trong quá trình lưu trữ vẫn có thể xảy ra rủi ro mất dữ liệu hóa đơn do bị xóa hoặc bị virus xâm nhập. Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, được Cục thuế lựa chọn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft.

Các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm của công ty Thái Sơn sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.

Với trên 22 năm kinh nghiệm triển khai cho 100.000 doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ phát triển các giải pháp phần mềm phục vụ đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, mà còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng.

Phiên bản cài đặt

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice phiển bản PC hỗ trợ tích hợp với hệ thống SAP,ERP, phần mềm kế toán,…được nhiều thương hiệu lựa chọn với những tính năng tiêu biểu như:

  • Xuất hóa đơn trực tiếp trên phần mềm.
  • Tính ổn định cao do không phụ thuộc kết nối mạng.
  • Tích hợp với phần mềm kế toán, phần mềm quản lý của doanh nghiệp theo nhiều mô hình.
  • Doanh nghiệp chủ động được việc lưu trữ dữ liệu.
  • Dễ dàng truy xuất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
  • Hỗ trợ chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

>> Có thể bạn quan tâm: Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu là gì?

Phiên bản Web

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice phiển bản Web dễ sử dụng, không cần đầu tư hệ thống server lưu trữ, tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai cho doanh nghiệp. Những đặc điểm của phiên bản này có thể kể đến như:

  • Xuất hóa đơn trên web bằng tài khoản được cung cấp
  • Tính ổn định cao do không phụ thuộc kết nối mạng: Chỉ cần máy tính có kết nối internet và tài khoản doanh nghiệp để xuất hóa đơn
  • Tích hợp với phần mềm kế toán, phần mềm quản lý của doanh nghiệp theo nhiều mô hình.
  • Miễn phí website tra cứu hóa đơn dành cho khách hàng
  • Doanh nghiệp chủ động được việc lưu trữ dữ liệu.
  • Dễ dàng truy xuất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
  • Không cần đầu tư hệ thống server lưu trữ
  • Hỗ trợ chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
  • Thái Sơn lưu trữ dữ liệu đảm bảo đáp ứng thời hạn yêu cầu của Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Kết luận

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

 

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*