Hóa đơn điện tử là gì? Nội dung hóa đơn gồm những gì?

Nội dung hóa đơn điện tử gồm những gì

Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử cần chú ý những nội dung gì? Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ phát triển nội dung từ tuxuathoadon, hy vọng sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định cho bãi bỏ Khoản 2, Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Quy định này đồng nghĩa rằng, quy định bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày 01/11/2020 sẽ chính thức được bãi bỏ.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Thay vào đó, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ được chuyển sang ngày 01/07/2022.

Bên cạnh đó, tại Khoản 1, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ cũng khẳng định quan điểm khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin nên tiến hành chuyển đổi, áp dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn 01/07/2022 càng sớm càng tốt.

Tại Điều 60, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã hướng dẫn quy định xử lý chuyển tiếp như sau:

– Trường hợp các đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử (từ này đến 30/06/2022) theo quy định nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn đang sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT, Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT. Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

– Trường hợp các đơn vị kinh doanh mới thành lập từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30/06/2022, nếu cơ quan thuế có thông báo về việc thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì các đơn vị kinh doanh nhận thông báo phải thực hiện theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế. Riêng các đơn vị không đáp ứng đủ điều kiện cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục sử dụng hóa đơn đang dùng và phải tiến hành đầy đủ thủ tục gửi tới cơ quan thuế như đã nêu với trường hợp bên trên.

Ngoài ra, Chính Phủ cũng cho phép các đơn vị kinh doanh sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đăng ký hay đặt mua đến hết ngày 30/06/2022.

Quy định này áp dụng với các doanh nghiệp đã thông báo, phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/20/2020.

Song song với đó, các đơn vị kinh doanh này phải thực hiện thủ tục về hóa đơn theo đúng quy định của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

2. Quy định nội dung hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn điện tử

Nội dung hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật khi đáp ứng đầy đủ các tiêu thức sau:

2.1. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

Về Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Ngoài ra có thể thêm chữ nước ngoài nhưng phải được đặt trong bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt

Đối với hàng hóa dịch vụ có nhiều chủng loại thì cần phải ghi chi tiết tên hàng hóa, dịch vụ để phân biệt. Các trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

Về đơn vị tính: tiêu thức này thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị đo lường (tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…). Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần.

Về số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Về đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.

2.2. Tiêu thức về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử

Chữ viết yêu cầu là tiếng Việt, chữ số là số Ả-rập, đồng tiền ghi trên hóa đơn được quy ước là Đồng Việt Nam (ký hiệu “đ”). Trong trường hợp số tiền là ngoại tệ được phép ký hiệu theo ký hiệu chuẩn quốc tế.

>> Tham khảo: Quy định giảm thuế GTGT 2024 có điểm gì mới?

2.3. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

Đối với bên người bán:

  • Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
  • Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Đối với bên người mua: bên mua có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Ngoài ra, một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định pháp luật.

2.4. Tiêu thức trên hóa đơn điện tử về thời điểm lập

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.5. Thuế suất GTGT

Đây là tiêu thức thể hiện trên nội dung hóa đơn tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.

2.6. Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn

Tiêu thức trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo điều kiện về tên hóa đơn:

Hóa đơn điện tử phải có tên, tên từng loại hóa đơn điện tử được thể hiện trên mỗi hóa đơn như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ,…

Về ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:

  • Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
  • Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
  • Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định

Về ký hiệu hóa đơn: Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Chi tiết:

  • Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định: C là thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
  • Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả-rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
  • Ký tự thứ tư là 1 chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng cho các đối tượng khác nhau theo hình bên dưới.
  • Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định và được căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Về số hóa đơn: đây là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa đến số 99 999 999 hóa đơn/năm. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

>> Tham khảo: Hình thức và quy trình nhập khẩu hàng hóa.

2.7. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên nội dung hóa đơn điện tử phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

2.8. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)

Trường hợp người mua có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Còn nếu người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.

Kết luận

Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

 

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*