Bảng kê hóa đơn (hay còn gọi là bảng kê chi tiết hóa đơn, bảng kê kèm theo hóa đơn) là chứng từ kế toán quan trọng, dùng để liệt kê chi tiết các hàng hóa, dịch vụ trong một giao dịch khi thông tin quá nhiều, không thể ghi hết trên hóa đơn chính. Từ năm 2026, với sự siết chặt hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/06/2025), bảng kê tiếp tục được sử dụng trong một số trường hợp đặc thù, giúp đảm bảo minh bạch, dễ quản lý và tuân thủ quy định thuế.
1. Khái niệm và mục đích của bảng kê hóa đơn
Bảng kê hóa đơn là phụ lục đính kèm hóa đơn, ghi nhận đầy đủ chi tiết từng mặt hàng/dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT nếu có) khi hóa đơn chính không đủ dòng để trình bày. Mục đích chính:
- Giúp hóa đơn chính ngắn gọn, chỉ ghi tổng hợp.
- Đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong kê khai thuế GTGT, TNDN.
- Phục vụ kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế, kiểm toán.
- Hỗ trợ quản lý nội bộ doanh nghiệp, tránh sai sót khi bán số lượng lớn hàng hóa/dịch vụ.
Trong bối cảnh 2026, bảng kê đặc biệt quan trọng với các ngành dịch vụ kỳ quy ước (điện, nước, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, y tế…), nơi hóa đơn lập sau đối soát dữ liệu.
2. Cơ sở pháp lý chính năm 2026
Quy định về bảng kê được cập nhật rõ ràng tại:
- Khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điểm b Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP): Cho phép sử dụng bảng kê kèm hóa đơn trong các trường hợp đặc thù:
- Cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo kỳ quy ước (điện, nước, viễn thông, CNTT, truyền hình, bưu chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm).
- Dịch vụ khám chữa bệnh.
- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Bảng kê phải được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
- Trên hóa đơn chính phải ghi chú: “Kèm theo bảng kê số … / ngày … tháng … năm …”.
- Đối với HĐĐT: Bảng kê là file đính kèm (XML/PDF), truyền dữ liệu cùng hóa đơn đến cơ quan thuế (nếu áp dụng).
- Thông tư 78/2021/TT-BTC và các hướng dẫn liên quan: Quy định mẫu, nội dung bắt buộc.
- Luật Kế toán 2015 (sửa đổi): Bảng kê là chứng từ kế toán, lưu trữ ít nhất 10 năm.
Lưu ý: Từ 2026, bảng kê không bắt buộc cho mọi giao dịch như trước (thời hóa đơn giấy), mà chỉ áp dụng cho trường hợp đặc thù nêu trên. Với HĐĐT thông thường, nếu danh mục nhiều, phần mềm cho phép lập hóa đơn nhiều trang hoặc đính kèm file chi tiết.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Nội dung bắt buộc trên bảng kê
Theo quy định và thực tiễn:
- Thông tin người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ.
- Thông tin hóa đơn chính: Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập.
- Thông tin chi tiết hàng hóa/dịch vụ:
- STT.
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn vị tính.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền (chưa thuế GTGT).
- Thuế suất GTGT (nếu áp dụng).
- Tiền thuế GTGT.
- Thành tiền có thuế.
- Tổng cộng: Tổng giá trị chưa thuế, tổng thuế GTGT, tổng thanh toán.
- Chữ ký: Người lập bảng kê (ký số nếu điện tử).
- Ghi chú: Liên kết rõ ràng với hóa đơn chính.
Bảng kê phải bằng tiếng Việt, đơn vị tiền tệ VND (hoặc ngoại tệ nếu pháp luật cho phép).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Các loại bảng kê phổ biến
- Bảng kê chi tiết kèm hóa đơn: Dùng cho dịch vụ kỳ quy ước (điện, nước, viễn thông…).
- Bảng kê hóa đơn bán ra/mua vào: Dùng nội bộ để kê khai thuế GTGT (mẫu 01-1/GTGT bán ra, 01-2/GTGT mua vào – tham chiếu cũ, nay tích hợp phần mềm).
- Bảng kê bán lẻ dưới 200.000 đồng: Dành cho bán lẻ không xuất hóa đơn (mẫu 5.6 Phụ lục 5 Thông tư 39/2014 – vẫn tham chiếu).
- Bảng kê cho hộ kinh doanh: Từ 2026, với doanh thu cao, dùng để kê khai doanh thu thực tế (phụ lục 01-2/BK-HĐKD theo Quyết định 3389/QĐ-BTC).
5. Quy trình lập và lưu trữ bảng kê năm 2026
- Lập: Phần mềm hóa đơn điện tử (Thái Sơn Einvoice) tự động sinh bảng kê khi hóa đơn vượt dòng, đính kèm file XML/PDF.
- Gửi: Gửi cho người mua qua email, cổng tra cứu hoặc tích hợp vào hóa đơn.
- Lưu trữ: Lưu cùng hóa đơn (điện tử), ít nhất 10 năm. Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, chữ ký số.
- Xử lý sai sót: Lập bảng kê điều chỉnh, thông báo cơ quan thuế nếu cần.
>> Tham khảo: Từ 15/01/2026: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được hỗ trợ miễn phí phần mềm kế toán.
6. Tác động thực tiễn và khuyến nghị
Năm 2026, bảng kê giúp giảm tải cho hóa đơn chính, đặc biệt với doanh nghiệp lớn bán dịch vụ kỳ. Với hộ kinh doanh chuyển sang kê khai (doanh thu >1 tỷ bắt buộc HĐĐT từ máy tính tiền), bảng kê hỗ trợ minh bạch doanh thu.
Khuyến nghị:
- Sử dụng phần mềm uy tín hỗ trợ tự động bảng kê.
- Kiểm tra định kỳ dữ liệu để tránh phạt (vi phạm lưu trữ: 4–50 triệu đồng).
- Đào tạo kế toán về quy định mới (Nghị định 70/2025).
>> Tham khảo: Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Kết luận
Bảng kê hóa đơn năm 2026 là công cụ hỗ trợ quan trọng trong hệ thống hóa đơn điện tử, đảm bảo tính chính xác và minh bạch thuế.
Dù không bắt buộc rộng rãi như trước, nhưng với các ngành đặc thù, việc sử dụng đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và tối ưu quản lý.
Doanh nghiệp nên cập nhật phần mềm ngay để tuân thủ, góp phần vào chuyển đổi số thuế thành công.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi