Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu trong quản lý tài chính và giao dịch thương mại tại Việt Nam, đặc biệt từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành. Việc đăng ký phát hành hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm chi phí và tăng tính minh bạch. Bài viết hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác nhất.

>> Tham khảo: Cách xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử đúng quy định.

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy theo quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn. hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn về định dạng XML, có mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã) và được ký điện tử để đảm bảo tính xác thực.

Việc sử dụng hóa đơn điện tửbắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh từ ngày 1/7/2022 theo lộ trình của Tổng cục Thuế.

Việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn, vận chuyển hoặc lưu trữ hóa đơn giấy.

Tăng hiệu quả: Tự động hóa quy trình lập, gửi và quản lý hóa đơn.
Bảo mật cao: Hóa đơn điện tử được ký số, giảm nguy cơ làm giả hoặc thất lạc.
Thân thiện môi trường: Giảm sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Vì sao cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế để được cấp phép phát hành. Quá trình này nhằm:

Xác nhận tính hợp pháp: Đảm bảo hóa đơn điện tử được cơ quan thuế công nhận và sử dụng trong các giao dịch.
Tích hợp hệ thống: Kết nối với cơ quan thuế để truyền nhận dữ liệu hóa đơn, đặc biệt với hóa đơn điện tử có mã.
Tuân thủ quy định: Tránh các rủi ro pháp lý như phạt hành chính nếu sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
Tối ưu quản lý: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp lưu trữ, tra cứu và quản lý hóa đơn dễ dàng hơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn hàng mẫu: Đặc điểm và các lưu ý khi lập.

3. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

3.1. Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT)

Đây là tài liệu quan trọng nhất, được điền theo mẫu do Tổng cục Thuế ban hành.
Nội dung bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email.
- Loại hóa đơn đăng ký: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không có mã.
- Hình thức áp dụng: Sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử hay tự xây dựng hệ thống.
- Ngày dự kiến phát hành.
- Thông tin nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu sử dụng bên thứ ba như Thái Sơn E-invoice, VNPT, MISA, v.v.).
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT phải được ký số bởi chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật.

3.2. Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Văn bản nội bộ của doanh nghiệp, thể hiện quyết định chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Nội dung bao gồm:
- Cam kết tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.
- Hình thức áp dụng (tự phát hành hay qua nhà cung cấp).
- Thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Quyết định cần được ký bởi người đại diện theo pháp luật và đóng dấu doanh nghiệp.

3.3. Mẫu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần cung cấp mẫu hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng, bao gồm:
- Tên hóa đơn (Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc Hóa đơn bán hàng).
- Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
- Các trường thông tin bắt buộc: Tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán và bên mua; chi tiết hàng hóa/dịch vụ; thuế suất, tổng tiền.
Mẫu hóa đơn phải được thiết kế theo chuẩn XML của Tổng cục Thuế và có chữ ký điện tử mẫu.

3.4. Giấy ủy quyền (Nếu Có)

Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.
Giấy ủy quyền phải ghi rõ thông tin người được ủy quyền, nội dung ủy quyền và có chữ ký của cả hai bên.

3.5. Tài liệu khác (Tùy trường hợp)

Hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu sử dụng dịch vụ bên thứ ba).
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng) nếu cơ quan thuế yêu cầu bổ sung.
Chứng thư số (chữ ký điện tử) còn hiệu lực để ký số các tài liệu điện tử.

4. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Thu thập và hoàn thiện các tài liệu nêu trên.
Đảm bảo mẫu hóa đơn điện tử và thông báo phát hành được điền chính xác, không sai sót về thông tin doanh nghiệp hoặc định dạng.

Bước 2: Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử

Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) hoặc phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
Đăng nhập bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
Tải lên các tài liệu (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Quyết định áp dụng, mẫu hóa đơn, v.v.) dưới dạng file PDF hoặc XML.
Ký số và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.

Bước 3: Chờ đợi kết quả

Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi về tình trạng hồ sơ:
- Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận được thông báo chấp thuận phát hành hóa đơn điện tử.
- Nếu có sai sót, cơ quan thuế sẽ yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.
Doanh nghiệp cần kiểm tra email hoặc tài khoản eTax thường xuyên để cập nhật thông báo.

Bước 4: Kiểm tra và bắt đầu sử dụng

Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử theo ngày đã đăng ký.
Kiểm tra kết nối với hệ thống của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã) hoặc nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo truyền nhận dữ liệu ổn định.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Lưu Ý Quan Trọng Khi Đăng Ký

Chọn Nhà Cung Cấp Uy Tín: Nếu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, nên chọn các đơn vị lớn như Thái Sơn E-invoice, VNPT, BKAV, hoặc MISA để đảm bảo tính ổn định và hỗ trợ kỹ thuật tốt.
Đảm Bảo Chữ Ký Số: Chứng thư số phải còn hiệu lực và được đăng ký với cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ.
Tuân Thủ Thời Hạn: Doanh nghiệp mới thành lập cần đăng ký hóa đơn điện tử trước khi phát hành hóa đơn đầu tiên. Doanh nghiệp đang hoạt động phải hoàn thành chuyển đổi trước thời hạn quy định.
Lưu Trữ Hồ Sơ: Sau khi được phê duyệt, lưu giữ thông báo phát hành và mẫu hóa đơn để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Xử Lý Sai Sốt: Nếu hồ sơ bị từ chối, kiểm tra kỹ lý do (thường là sai thông tin hoặc thiếu tài liệu) và bổ sung ngay để tránh chậm trễ.

Kết Luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/

Thông tin hóa đơn điện tử