Cách xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử đúng quy định

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ bắt buộc trong các giao dịch kinh tế tại Việt Nam từ ngày 1/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. HĐĐT mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, tăng tính minh bạch và hỗ trợ chuyển đổi số.

Tuy nhiên, trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử, các sai sót là không thể tránh khỏi do lỗi con người, hệ thống kỹ thuật hoặc thiếu hiểu biết về quy định pháp luật. Những sai sót này, nếu không được xử lý đúng cách, có thể dẫn đến vi phạm pháp luật thuế, bị phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp trong giao dịch kinh tế. Các quy định về xử lý sai sót được ban hành nhằm hướng dẫn doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh thực hiện điều chỉnh, hủy hoặc thay thế hóa đơn một cách minh bạch, đúng quy trình.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định hiện hành về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, các trường hợp sai sót phổ biến, quy trình thực hiện và những lưu ý cần thiết để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật.

>> Tham khảo: Đẩy mạnh hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế 2025.

1. Cơ sở pháp lý về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử

Tại Việt Nam, các quy định về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật sau:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ, bao gồm các nguyên tắc lập và quản lý hóa đơn điện tử.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết việc lập hóa đơn điện tử, trong đó có quy định về xử lý sai sót đối với hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế.

• Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 119/2022/NĐ-CP): Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, hóa đơn.

• Thông tư 10/2021/TT-BTC: Hướng dẫn xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử trong một số trường hợp đặc biệt.

Những văn bản này cung cấp khung pháp lý rõ ràng để doanh nghiệp xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong quản lý thuế.

2. Các trường hợp sai sót phổ biến trên hóa đơn điện tử

Sai sót trên hóa đơn điện tử có thể xảy ra ở nhiều khâu, từ lúc lập hóa đơn đến khi gửi cho khách hàng hoặc nộp báo cáo thuế. Dưới đây là các trường hợp sai sót phổ biến:

2.1. Sai thông tin trên hóa đơn

• Sai thông tin người mua: Tên, địa chỉ hoặc mã số thuế của người mua bị ghi sai.

• Sai thông tin hàng hóa, dịch vụ: Mô tả sai tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng hoặc đơn giá.

• Sai thuế suất hoặc số tiền thuế: Áp dụng sai thuế suất GTGT (ví dụ: áp dụng 10% thay vì 8%) hoặc tính toán sai số tiền thuế.

• Sai ngày lập hóa đơn: Ghi sai ngày phát hành hóa đơn, ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế.

2.2. Hóa đơn trùng lặp hoặc lập sai loại

• Lập trùng hóa đơn cho cùng một giao dịch.

• Lập hóa đơn không có mã của cơ quan thuế trong khi thuộc diện phải có mã, hoặc ngược lại.

2.3. Hóa đơn đã phát hành nhưng không hợp lệ

• Hóa đơn bị hủy bỏ do giao dịch không thực hiện nhưng chưa thông báo với cơ quan thuế.

• Hóa đơn phát hành cho khách hàng không có nhu cầu nhận (ví dụ: khách lẻ không cần hóa đơn).

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

2.4. Sai sót kỹ thuật

• Lỗi hệ thống phần mềm khiến hóa đơn không truyền được dữ liệu đến cơ quan thuế.

• Hóa đơn bị lỗi định dạng hoặc thiếu thông tin bắt buộc theo quy định.

3. Quy trình xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử

Tùy thuộc vào loại sai sót và tình trạng hóa đơn, quy trình xử lý được chia thành các trường hợp cụ thể như sau:

3.1. Xử lý sai sót đối với hóa đơn chưa gửi cho người mua

Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

1. Hủy hóa đơn sai: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử để hủy hóa đơn bị sai, ghi rõ lý do hủy.

2. Lập hóa đơn mới: Lập lại hóa đơn với thông tin chính xác và gửi cho người mua.

3. Lưu trữ dữ liệu: Đảm bảo cả hóa đơn sai (đã hủy) và hóa đơn mới được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra sau này.

3.2. Xử lý sai sót đối với hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

Trong trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa đến kỳ kê khai thuế, quy trình xử lý bao gồm:

1. Thỏa thuận với người mua: Liên hệ với người mua để thống nhất về việc xử lý sai sót.

2. Lập biên bản điều chỉnh: Hai bên lập biên bản ghi nhận sai sót và phương thức xử lý (theo mẫu hoặc tự soạn, nhưng phải có đầy đủ thông tin về hóa đơn sai).

3. Hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn:

   • Nếu cần hủy: Lập thông báo hủy hóa đơn (mẫu 04/SS-HĐĐT) và gửi cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử.

   • Nếu điều chỉnh: Lập hóa đơn điều chỉnh với nội dung sửa đổi các thông tin sai sót, ghi rõ “Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”.

4. Gửi hóa đơn mới: Gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới cho người mua.

3.3. Xử lý sai sót đối với hóa đơn đã kê khai thuế

Nếu hóa đơn đã được kê khai thuế, quy trình xử lý phức tạp hơn do cần điều chỉnh cả dữ liệu thuế. Các bước thực hiện:

1. Lập biên bản sai sót: Hai bên (bên bán và bên mua) lập biên bản ghi nhận sai sót và phương thức xử lý.

2. Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế:

   • Hóa đơn điều chỉnh: Dùng để sửa các thông tin sai như tên, địa chỉ, thuế suất, số tiền.

   • Hóa đơn thay thế: Dùng khi cần thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ (ví dụ: sai mã số thuế hoặc thông tin không thể điều chỉnh).

3. Thông báo cơ quan thuế: Gửi thông báo sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT) cùng hóa đơn điều chỉnh/thay thế đến cơ quan thuế trong thời hạn quy định.

4. Điều chỉnh kê khai thuế: Bên bán và bên mua điều chỉnh lại số liệu kê khai thuế trong kỳ phát sinh sai sót hoặc kỳ phát hiện sai sót, tùy theo quy định.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.4. Xử lý hóa đơn không còn giá trị sử dụng

Đối với các hóa đơn không còn giá trị sử dụng (ví dụ: giao dịch bị hủy, hóa đơn lập sai cho khách hàng không cần), doanh nghiệp thực hiện:

1. Lập thông báo hủy hóa đơn: Sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT, ghi rõ lý do hủy.

2. Gửi cơ quan thuế: Thông báo hủy phải được gửi qua cổng thông tin điện tử trong thời hạn tối đa 2 ngày kể từ khi phát hiện sai sót.

3. Thông báo cho người mua: Nếu hóa đơn đã gửi, cần thông báo để người mua không sử dụng hóa đơn sai.

4. Các lưu ý quan trọng khi xử lý sai sót

Để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý:

4.1. Thời hạn xử lý sai sót

• Thông báo sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT) phải được gửi trong vòng 2 ngày kể từ khi phát hiện sai sót.

• Đối với hóa đơn đã kê khai thuế, việc điều chỉnh cần được thực hiện trước khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.

4.2. Lưu trữ thông tin

• Cả hóa đơn sai, hóa đơn điều chỉnh/thay thế và các biên bản liên quan phải được lưu trữ đầy đủ trong thời hạn 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

• Dữ liệu hóa đơn điện tử cần được sao lưu định kỳ để tránh mất mát.

4.3. Phối hợp với người mua

• Việc xử lý sai sót yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa bên bán và bên mua để đảm bảo tính hợp pháp và thống nhất trong kê khai thuế.

• Trường hợp người mua không hợp tác, bên bán cần lập biên bản ghi nhận sự việc và báo cáo cơ quan thuế.

4.4. Sử dụng phần mềm uy tín

• Doanh nghiệp nên chọn các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận (như E-invoice, MISA) để đảm bảo hỗ trợ xử lý sai sót nhanh chóng, chính xác.

• Phần mềm cần có tính năng tự động phát hiện sai sót hoặc cảnh báo khi lập hóa đơn.

5. Hậu quả của việc không xử lý sai sót đúng quy định

Việc không xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử hoặc xử lý không đúng quy định có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng:

• Phạt hành chính: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt cho các hành vi như không lập thông báo sai sót, chậm nộp thông báo hoặc sử dụng hóa đơn sai phạm có thể từ 4 triệu đến 20 triệu đồng.

• Điều chỉnh thuế: Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và bị cấm sử dụng hóa đơn trong một số trường hợp.

• Ảnh hưởng uy tín: Sai sót không được xử lý kịp thời có thể gây mất lòng tin từ đối tác, khách hàng và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

>> Tham khảo: Tặng 50 số hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh khi mua phần mềm E-invoice.

6. Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xử lý sai sót

Để giảm thiểu sai sót và xử lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp sau:

6.1. Đào tạo nhân sự

• Tổ chức các khóa đào tạo về quy định hóa đơn điện tử và kỹ năng sử dụng phần mềm cho nhân viên kế toán.

• Cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật mới về hóa đơn, thuế.

6.2. Tự động hóa quy trình

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp trí tuệ nhân tạo để kiểm tra tính hợp lệ của thông tin trước khi phát hành hóa đơn.

• Kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế để đảm bảo dữ liệu được truyền tải chính xác.

6.3. Tư vấn chuyên môn

• Hợp tác với các đơn vị tư vấn thuế hoặc kế toán chuyên nghiệp để được hỗ trợ trong trường hợp phát sinh sai sót phức tạp.

• Tham gia các hội thảo, diễn đàn của Tổng cục Thuế để nắm bắt thông tin mới nhất.

Kết luận

Quy định về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử tại Việt Nam là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý thuế hiện đại, giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong các giao dịch kinh tế. Việc hiểu rõ các trường hợp sai sót, nắm vững quy trình xử lý và tuân thủ thời hạn quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, nhưng sai sót là điều khó tránh khỏi trong giai đoạn đầu áp dụng. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động nâng cao kiến thức, đầu tư vào công nghệ và phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế, đối tác để xử lý sai sót một cách hiệu quả.

Với sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp dịch vụ và chính sách của Nhà nước, việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử sẽ ngày càng đơn giản, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số và phát triển kinh tế bền vững.

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/