Từ ngày 01/7/2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và tạo ra khung pháp lý mới toàn diện về hóa đơn điện tử (HĐĐT). Đối với ngành kinh doanh xăng dầu – một lĩnh vực đặc thù với số lượng giao dịch lớn, bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng và yêu cầu quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng – các quy định về HĐĐT có nhiều điểm riêng biệt và quan trọng. Bài viết này tổng hợp đầy đủ các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, bao gồm đối tượng sử dụng, thời điểm lập hóa đơn, nội dung bắt buộc, trường hợp được miễn một số chỉ tiêu và trách nhiệm truyền dữ liệu.
1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh xăng dầu
Theo điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thuộc nhóm được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, với điều kiện:
- Đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
- Có hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp.
- Có hệ thống phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu về lập, tra cứu, lưu trữ dữ liệu.
- Bảo đảm truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính hoặc chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn có mã thì phải chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
Đối với cửa hàng bán lẻ xăng dầu thuộc hệ thống của doanh nghiệp lớn hoặc hộ kinh doanh, nếu đáp ứng điều kiện bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng thì có thể sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử xăng dầu
Đây là một trong những quy định quan trọng và cụ thể nhất đối với ngành xăng dầu.
Theo điểm h khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
Đối với trường hợp bán xăng, dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc việc bán xăng, dầu theo từng lần bán.
Quy định này yêu cầu doanh nghiệp phải xuất hóa đơn ngay sau khi kết thúc mỗi lần bơm xăng dầu cho khách hàng, không được gom nhiều lần bán trong ngày để xuất một hóa đơn tổng hợp (trừ trường hợp quy định riêng về bảng tổng hợp dữ liệu). Việc lập hóa đơn theo từng lần bán giúp phản ánh đúng doanh thu thực tế, hỗ trợ quản lý tồn kho và chống thất thoát.
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử xăng dầu
Hóa đơn điện tử xăng dầu phải tuân thủ các nội dung chung quy định tại Điều 10 và Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người mua (nếu có).
- Tên hàng hóa (xăng RON 95, dầu 0.05S…), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
- Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số.
- Chữ ký số của người bán.
Điểm mới đặc thù đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu:
Theo Phụ lục nội dung hóa đơn kèm theo Nghị định 254, doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu bắt buộc phải thể hiện rõ mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.
Quy định này nhằm xác định chính xác cửa hàng nào phát sinh giao dịch, hỗ trợ cơ quan thuế và cơ quan quản lý chuyên ngành theo dõi hoạt động của từng cửa hàng xăng dầu trong hệ thống.
4. Trường hợp được miễn một số nội dung trên hóa đơn
Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, Nghị định cho phép không nhất thiết phải có các chỉ tiêu:
- Tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua.
- Chữ ký số của người mua.
Quy định này tạo thuận lợi lớn cho hoạt động bán lẻ tại cây xăng, nơi phần lớn khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng và thường không cung cấp thông tin cá nhân. Doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin còn lại và lưu trữ hóa đơn để tra cứu khi cần.
5. Trách nhiệm truyền dữ liệu và chia sẻ thông tin
Theo Điều 40 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các tổ chức kinh tế kinh doanh xăng dầu thuộc danh sách bắt buộc thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu cho cơ quan thuế.
Doanh nghiệp phải bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đầy đủ, kịp thời. Đối với bán lẻ, nhiều doanh nghiệp thực hiện gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng.
6. Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp xăng dầu
- Phần mềm và hạ tầng: Cần sử dụng phần mềm lập hóa đơn đáp ứng chuẩn XML, có khả năng kết nối trực tiếp hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ để truyền dữ liệu.
- Quản lý theo địa điểm kinh doanh: Mỗi cửa hàng phải được cấp mã địa điểm kinh doanh và thể hiện rõ trên hóa đơn.
- Lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm dưới dạng XML gốc kèm bản thể hiện.
- Xử lý sai sót: Thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC về điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập.
- Máy tính tiền: Nếu sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, phải bảo đảm kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định.
Kết luận
Quy định về hóa đơn điện tử đối với kinh doanh xăng dầu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP vừa tạo điều kiện linh hoạt (cho phép dùng hóa đơn không có mã nếu đáp ứng điều kiện kỹ thuật), vừa siết chặt quản lý thông qua yêu cầu ghi mã địa điểm kinh doanh và lập hóa đơn theo từng lần bán. Những quy định này giúp tăng cường minh bạch, chống thất thu thuế và hỗ trợ quản lý nhà nước đối với mặt hàng chiến lược.
Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu cần rà soát lại hệ thống phần mềm, quy trình xuất hóa đơn tại các cửa hàng, cập nhật thông tin mã địa điểm kinh doanh và đào tạo nhân viên để đảm bảo tuân thủ đầy đủ từ ngày 01/7/2026. Việc thực hiện đúng không chỉ tránh rủi ro xử phạt mà còn nâng cao hiệu quả quản trị và uy tín của doanh nghiệp trong ngành.
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi