Hoạt động xuất khẩu hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam, và việc lập hóa đơn xuất khẩu đúng quy định là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ hải quan, thanh toán quốc tế cũng như nghĩa vụ thuế. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế các quy định cũ và đưa ra nhiều điểm mới về hóa đơn điện tử, trong đó có những lưu ý đặc thù đối với hóa đơn xuất khẩu. Doanh nghiệp xuất khẩu cần nắm rõ các quy định này để tránh sai sót, xử phạt và đảm bảo quyền lợi khi hoàn thuế GTGT.
1. Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu – Điểm quan trọng nhất
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
Đây là điểm linh hoạt so với bán hàng nội địa (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu). Doanh nghiệp được chủ động chọn ngày lập hóa đơn trong khoảng thời gian cho phép, nhưng không được vượt quá ngày làm việc liền kề sau ngày thông quan. Nếu ngày thông quan là thứ Sáu, hóa đơn phải được lập chậm nhất vào thứ Hai tuần sau (nếu thứ Bảy, Chủ nhật là ngày nghỉ). Việc lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt hành chính lên đến hàng chục triệu đồng theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Lưu ý: Thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc vào ngày thanh toán của khách hàng nước ngoài hay ngày ký hợp đồng. Doanh nghiệp không được chờ nhận tiền mới xuất hóa đơn.
2. Các loại hóa đơn được sử dụng khi xuất khẩu
Theo Nghị định 254, khi xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các loại sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử: Áp dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng điện tử: Áp dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Hóa đơn thương mại điện tử: Đây là loại hóa đơn mới được bổ sung, dành riêng cho người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
Doanh nghiệp cần lựa chọn đúng loại hóa đơn phù hợp với phương pháp tính thuế GTGT của mình. Việc sử dụng sai loại hóa đơn có thể dẫn đến khó khăn khi hoàn thuế hoặc bị cơ quan thuế từ chối.
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn xuất khẩu phải đáp ứng đầy đủ các nội dung theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Phụ lục kèm theo. Một số lưu ý đặc thù:
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc ghi ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
- Đơn vị tiền tệ: Nguyên tắc chung là ghi bằng đồng Việt Nam (VNĐ). Trường hợp nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối, doanh nghiệp được ghi đơn giá, thành tiền, số tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán bằng ngoại tệ, đồng thời phải ghi rõ tên loại ngoại tệ và tỷ giá quy đổi.
- Tỷ giá: Thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo quy định tại điểm c.1 khoản 8 Phụ lục kèm theo Nghị định. Tỷ giá thường lấy theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
- Thông tin người mua: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ của đối tác nước ngoài. Trường hợp người mua không có mã số thuế Việt Nam thì không bắt buộc ghi mã số thuế.
Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
4. Lưu ý về tỷ giá và đồng tiền trên hóa đơn
Đây là điểm dễ sai sót nhất. Doanh nghiệp phải:
- Ghi rõ tên và mã ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: USD, EUR).
- Thể hiện tỷ giá quy đổi trên hóa đơn.
- Đảm bảo tỷ giá sử dụng phù hợp với quy định về hải quan và quản lý ngoại hối.
Việc ghi sai tỷ giá có thể dẫn đến sai lệch doanh thu tính thuế TNDN và thuế GTGT, ảnh hưởng đến số thuế phải nộp hoặc được hoàn.
5. Trường hợp ủy thác xuất khẩu
Khi xuất khẩu ủy thác:
- Bên có hàng hóa ủy thác lập hóa đơn giao cho bên nhận ủy thác.
- Bên nhận ủy thác lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng để thu phí ủy thác.
- Hóa đơn xuất khẩu chính thức vẫn do bên có hàng hóa (hoặc bên được ủy quyền) lập theo quy định.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ vai trò để tránh lập trùng hoặc thiếu hóa đơn.
Tham khảo: Hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh.
6. Liên kết với hồ sơ hải quan và hoàn thuế GTGT
Hóa đơn xuất khẩu là một trong những chứng từ quan trọng trong hồ sơ hoàn thuế GTGT. Doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Hóa đơn được lập đúng thời điểm, đúng nội dung.
- Dữ liệu hóa đơn được truyền đầy đủ, kịp thời về hệ thống của cơ quan thuế.
- Hóa đơn khớp với tờ khai hải quan, vận đơn, hợp đồng ngoại thương và chứng từ thanh toán.
Sự không khớp giữa hóa đơn và hồ sơ hải quan là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ hoàn thuế bị từ chối hoặc bị kiểm tra kéo dài.
7. Một số sai sót thường gặp và cách phòng tránh
- Lập hóa đơn trước ngày thông quan hoặc quá ngày làm việc tiếp theo.
- Ghi sai tên hàng hóa, thiếu mã HS hoặc ghi không khớp với tờ khai hải quan.
- Không ghi tỷ giá hoặc ghi tỷ giá sai.
- Sử dụng sai loại hóa đơn (GTGT thay vì bán hàng hoặc ngược lại).
- Không truyền dữ liệu hóa đơn kịp thời.
Để phòng tránh, doanh nghiệp nên:
- Xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kho và kế toán.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp cảnh báo thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu.
- Đối chiếu thường xuyên giữa dữ liệu hóa đơn và dữ liệu hải quan.
- Đào tạo nhân viên về các quy định mới tại Nghị định 254.
8. Khuyến nghị
Doanh nghiệp xuất khẩu nên chủ động cập nhật quy định mới, rà soát lại quy trình lập hóa đơn và hệ thống phần mềm. Việc tuân thủ đúng không chỉ giúp tránh xử phạt hành chính (có thể lên đến 70–80 triệu đồng tùy số lượng hóa đơn vi phạm) mà còn hỗ trợ quá trình hoàn thuế GTGT diễn ra suôn sẻ, tăng uy tín với đối tác nước ngoài.
Kết luận
Lập hóa đơn xuất khẩu đúng quy định theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP đòi hỏi doanh nghiệp phải chú ý đến thời điểm, loại hóa đơn, nội dung, tỷ giá và sự liên kết với hồ sơ hải quan. Những lưu ý trên giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tối ưu hóa công tác kế toán thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu bền vững.
Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn xuất khẩu không chỉ là nghĩa vụ mà còn là lợi thế cạnh tranh quan trọng của doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi