Hướng dẫn xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đã thay đổi lớn cách xử lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) có sai sót: bỏ hoàn toàn quy định hủy hóa đơn đã lập sai, thay vào đó bắt buộc sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, và phải lập biên bản thỏa thuận (văn bản thỏa thuận) giữa người bán và người mua trước khi xử lý. Quy định này tiếp tục áp dụng toàn bộ năm 2026, kết hợp với việc bỏ thuế khoán và chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế từ 01/01/2026 (Nghị quyết 198/2025/QH15). Xử lý sai sót hóa đơn điện tử là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và tránh phạt hành chính (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 16/01/2026). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng trường hợp phổ biến (dựa trên khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123).

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập báo cáo tài chính doanh nghiệp.

1. Nguyên tắc chung xử lý sai sót

• Không được hủy hóa đơn đã lập sai (kể cả hóa đơn có mã hoặc không có mã đã cấp mã hoặc đã truyền dữ liệu).
• Bắt buộc lập văn bản thỏa thuận (biên bản thỏa thuận) ghi rõ nội dung sai sót giữa người bán và người mua (đối với người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh). Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh: Chỉ cần thông báo (email/SMS/website) cho người mua.
• Lựa chọn xử lý: Lập hóa đơn điều chỉnh (tăng/giảm giá trị) hoặc hóa đơn thay thế (thay toàn bộ hóa đơn cũ).
• Thông báo cơ quan thuế: Sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 70/2025) để thông báo sai sót (nộp qua thuedientu.gdt.gov.vn).
• Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót: Cơ quan thuế thông báo theo Mẫu 01/TB-RSĐT (Phụ lục IB), người bán phải rà soát và xử lý theo quy định.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Các trường hợp xử lý sai sót cụ thể

Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế, các nội dung khác không sai

• Người bán không cần lập hóa đơn mới (không điều chỉnh/thay thế).
• Bước 1: Thông báo cho người mua về hóa đơn đã lập sai.
• Bước 2: Nộp Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế (qua cổng thuế điện tử).
• Kê khai thuế: Người bán kê khai theo thông tin đã điều chỉnh đúng (tên/địa chỉ).
• Lưu ý: Không cần biên bản thỏa thuận, chỉ thông báo.

>> Tham khảo: Công văn 6175/CT-PC: Toàn bộ quy định xử phạt thuế, hóa đơn mới áp dụng từ 16/01/2026.

Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách/chất lượng

• Bắt buộc lập biên bản thỏa thuận (văn bản thỏa thuận) giữa hai bên ghi rõ nội dung sai sót và cách xử lý.
• Lựa chọn một trong hai: a. Lập hóa đơn điều chỉnh:
  • Ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”.
  • Giá trị: Dấu dương (+) nếu tăng, dấu âm (-) nếu giảm.
  • Có thể lập 01 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, cùng người mua. b. Lập hóa đơn thay thế:
  • Ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”.
  • Hóa đơn mới có số mới, thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ.
• Sau khi lập hóa đơn mới (điều chỉnh/thay thế): Ký số, phát hành cho người mua và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
• Nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót cho cơ quan thuế.

Trường hợp 3: Hóa đơn có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua hoặc chưa truyền dữ liệu

• Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai (không hủy hóa đơn cũ).
• Không cần biên bản thỏa thuận (vì chưa gửi).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Trường hợp 4: Cơ quan thuế phát hiện sai sót

• Cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu 01/TB-RSĐT.
• Người bán kiểm tra, rà soát và thực hiện điều chỉnh/thay thế theo quy định (lập biên bản thỏa thuận nếu cần, nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT).

Trường hợp 5: Sai sót trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (MTT)

• Áp dụng tương tự: Lập biên bản thỏa thuận (nếu sai nghiêm trọng), điều chỉnh/thay thế hóa đơn.
• Dữ liệu realtime nên xử lý nhanh để tránh ảnh hưởng tờ khai thuế gợi ý.

3. Quy trình xử lý sai sót trên phần mềm hóa đơn điện tử

Hầu hết phần mềm uy tín (Thái Sơn Einvoice) hỗ trợ xử lý tự động:

• Vào mục “Xử lý hóa đơn lập sai” hoặc “Điều chỉnh hóa đơn”.
• Chọn hóa đơn sai → Chọn hình thức (điều chỉnh/thay thế).
• Lập biên bản thỏa thuận (mẫu sẵn hoặc tự soạn).
• Lập hóa đơn mới → Ký số → Phát hành → Nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT (tự động hoặc thủ công qua cổng thuế).

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.

Lưu ý quan trọng:

• Thời gian xử lý: Nên thực hiện ngay khi phát hiện để tránh ảnh hưởng kê khai thuế (kỳ hiện tại hoặc bổ sung).
• Phạt vi phạm: Không xử lý đúng → Phạt 4-80 triệu đồng tùy số lượng (Nghị định 310/2025 giảm nhẹ nếu tự khắc phục).
• Lưu trữ: Biên bản thỏa thuận, hóa đơn cũ/mới ít nhất 10 năm.
• Đối với hộ kinh doanh: Nếu doanh thu ≥ 1 tỷ, sai sót MTT cần xử lý nhanh vì dữ liệu theo thời gian thực.
• Hỗ trợ: Liên hệ Chi cục Thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm để tập huấn miễn phí.

Xử lý sai sót hóa đơn điện tử năm 2026 linh hoạt hơn nhưng bắt buộc tuân thủ biên bản thỏa thuận và không hủy hóa đơn. Việc xử lý đúng giúp hóa đơn hợp lệ, khấu trừ thuế GTGT an toàn và tránh phạt. Doanh nghiệp/HKD nên cập nhật phần mềm mới nhất và thực hành quy trình trên eTax Mobile hoặc thuedientu.gdt.gov.vn.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/