Quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn theo Thông Tư 32/2025/TT-BTC

Thông tư 32/2025/TT-BTC, ban hành ngày 31/5/2025 và có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, đã mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong việc quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử tại Việt Nam. Một trong những điểm nổi bật của Thông tư này là quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, được quy định chi tiết tại Điều 4, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh, và cá nhân trong việc linh hoạt hóa quy trình lập hóa đơn, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và phát triển thương mại điện tử. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, ý nghĩa, tác động, và các lưu ý quan trọng khi áp dụng.

1. Tổng quan về ủy nhiệm lập hóa đơn

Ủy nhiệm lập hóa đơn là việc một tổ chức, cá nhân (bên ủy nhiệm) giao cho một tổ chức, cá nhân khác (bên nhận ủy nhiệm) thực hiện việc lập hóa đơn điện tử thay cho mình trong các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Quy định này nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh, hoặc các cá nhân kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, giảm thiểu gánh nặng về quản lý hóa đơn và tuân thủ quy định thuế.

Trước đây, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc ủy nhiệm lập hóa đơn bị giới hạn bởi yêu cầu bên nhận ủy nhiệm phải có quan hệ liên kết với bên ủy nhiệm và phải là doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế. Thông tư 32/2025/TT-BTC đã loại bỏ những hạn chế này, mở rộng phạm vi áp dụng và đơn giản hóa quy trình, phù hợp với thực tiễn kinh doanh hiện đại.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn đỏ.

2. Nội dung quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn

Điều 4 của Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định chi tiết về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm các nội dung chính sau:

2.1. Đối tượng được ủy nhiệm

• Bỏ yêu cầu quan hệ liên kết: Không còn yêu cầu bên nhận ủy nhiệm phải có quan hệ liên kết (ví dụ: công ty mẹ-con, chi nhánh) với bên ủy nhiệm. Bất kỳ tổ chức, cá nhân nào đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) đều có thể nhận ủy nhiệm.

• Hộ và cá nhân kinh doanh: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nay được phép ủy nhiệm lập hóa đơn, đặc biệt khi tham gia các nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Lazada, hoặc Tiki.

• Tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử: Các tổ chức vận hành sàn thương mại điện tử hoặc cung cấp dịch vụ trung gian thanh toán có thể nhận ủy nhiệm lập hóa đơn thay cho người bán.

2.2. Yêu cầu về văn bản ủy nhiệm

• Hình thức: Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản, dưới dạng hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm, nêu rõ:

  • Thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, mã số thuế, địa chỉ).

  • Nội dung ủy nhiệm (loại hóa đơn, phạm vi giao dịch).

  • Thời hạn ủy nhiệm.

  • Trách nhiệm của các bên, bao gồm việc đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của hóa đơn.

• Thông báo cơ quan thuế: Văn bản ủy nhiệm phải được thông báo cho cơ quan thuế khi bên ủy nhiệm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc khi có thay đổi về nội dung ủy nhiệm.

2.3. Quy định đối với nền tảng thương mại điện tử

• Các tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử (như sàn thương mại điện tử, ứng dụng giao hàng) khi nhận ủy nhiệm phải:

  • Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

  • Đảm bảo hóa đơn được lập phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm (ví dụ: phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp).

  • Lập hóa đơn với ký hiệu mẫu số “7” (hóa đơn thương mại điện tử) hoặc ký hiệu “X” theo quy định tại Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC.

• Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải ghi rõ thông tin của bên ủy nhiệm (tên, mã số thuế) để đảm bảo tính hợp pháp.

>> Tham khảo: 16 khoản thu nhập được miễn thuế TNCN.

2.4. Trách nhiệm của các bên

• Bên ủy nhiệm:

  • Chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin cung cấp cho bên nhận ủy nhiệm.

  • Đảm bảo thông báo văn bản ủy nhiệm cho cơ quan thuế.

  • Lưu trữ hóa đơn điện tử và văn bản ủy nhiệm theo quy định (tối thiểu 10 năm).

• Bên nhận ủy nhiệm:

  • Lập hóa đơn đúng quy định, đảm bảo thông tin khớp với văn bản ủy nhiệm.

  • Truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

  • Cung cấp hóa đơn điện tử cho người mua theo yêu cầu.

3. Ý nghĩa của quy định ủy nhiệm lập hóa đơn

3.1. Đơn giản hóa quy trình cho doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh

• Giảm gánh nặng quản lý: Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ, đặc biệt trên các nền tảng thương mại điện tử, không cần tự đầu tư vào hệ thống hóa đơn điện tử phức tạp. Họ có thể ủy nhiệm cho các sàn thương mại điện tử hoặc đơn vị trung gian.

• Tăng tính linh hoạt: Bỏ yêu cầu quan hệ liên kết mở rộng cơ hội hợp tác, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm đối tác nhận ủy nhiệm.

• Hỗ trợ kinh doanh online: Quy định này đặc biệt phù hợp với xu hướng phát triển thương mại điện tử, khi hàng triệu cá nhân kinh doanh trên các nền tảng như Shopee, Lazada cần lập hóa đơn nhanh chóng và hợp pháp.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.2. Thúc đẩy chuyển đổi số

• Tích hợp với nền tảng điện tử: Quy định khuyến khích các sàn thương mại điện tử tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử, giúp tự động hóa quy trình lập hóa đơn và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

• Đồng bộ dữ liệu: Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập được truyền trực tiếp đến Tổng cục Thuế, đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu gian lận.

3.3. Tăng cường quản lý thuế

• Giảm rủi ro gian lận: Việc yêu cầu thông báo văn bản ủy nhiệm và lập hóa đơn đúng quy định giúp cơ quan thuế kiểm soát tốt hơn các giao dịch, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại điện tử.

• Dễ dàng giám sát: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ liên tục trên hệ thống thuế điện tử, hỗ trợ cơ quan thuế phân tích và phát hiện rủi ro.

4. Tác động của quy định

4.1. Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh

• Tiết kiệm chi phí: Các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh không cần đầu tư vào phần mềm hóa đơn điện tử riêng, chỉ cần ủy nhiệm cho bên thứ ba.

• Tăng hiệu quả kinh doanh: Quy trình ủy nhiệm giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt với các cá nhân kinh doanh online có khối lượng giao dịch lớn.

• Chi phí ban đầu: Một số doanh nghiệp có thể cần chi phí để đào tạo nhân sự hoặc ký kết hợp đồng ủy nhiệm với bên thứ ba.

>> Tham khảo: Các bước tính thuế TNCN đúng quy định.

4.2. Đối với các nền tảng thương mại điện tử

• Tăng trách nhiệm: Các sàn thương mại điện tử phải đầu tư vào hệ thống hóa đơn điện tử và đảm bảo tuân thủ quy định về ký hiệu mẫu số, truyền dữ liệu thuế.

• Cơ hội kinh doanh: Việc cung cấp dịch vụ lập hóa đơn điện tử có thể trở thành một nguồn doanh thu mới cho các nền tảng.

4.3. Đối với cơ quan thuế

• Quản lý hiệu quả hơn: Dữ liệu hóa đơn từ các bên nhận ủy nhiệm được truyền trực tiếp, giúp cơ quan thuế giám sát giao dịch chặt chẽ hơn.

• Giảm khối lượng công việc: Thông báo ủy nhiệm được thực hiện qua cổng thông tin điện tử, giảm thủ tục giấy tờ.

4.4. Đối với người tiêu dùng

• Tăng tính minh bạch: Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin pháp lý, giúp người mua yên tâm về tính hợp pháp.

• Khuyến khích lấy hóa đơn: Kết hợp với chương trình “Hóa đơn may mắn” (Điều 3 Thông tư 32/2025/TT-BTC), người tiêu dùng được khuyến khích yêu cầu hóa đơn, đặc biệt trong các giao dịch thương mại điện tử.

>> Tham khảo: Những điểm mới trong Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật thuế GTGT.

5. Lưu ý khi áp dụng quy định

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, và các bên nhận ủy nhiệm cần lưu ý:

• Lập văn bản ủy nhiệm đúng quy định: Văn bản phải nêu rõ thông tin các bên, nội dung ủy nhiệm, và thời hạn, đồng thời được thông báo cho cơ quan thuế.

• Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm như MISA meInvoice, E-invoice, hoặc EasyInvoice, có hỗ trợ lập hóa đơn thương mại điện tử (ký hiệu “7” hoặc “X”).

• Đào tạo nhân sự: Nhân viên kế toán cần hiểu rõ quy trình ủy nhiệm, từ lập văn bản thỏa thuận đến truyền dữ liệu hóa đơn.

• Lưu trữ hóa đơn và văn bản ủy nhiệm: Lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.

• Kiểm tra thông tin hóa đơn: Đảm bảo thông tin bên ủy nhiệm (tên, mã số thuế) được ghi chính xác trên hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập.

• Tuân thủ thời hạn thông báo: Thông báo ủy nhiệm phải được gửi đến cơ quan thuế đúng thời hạn quy định (thường là trước khi bắt đầu lập hóa đơn).

>> Tham khảo: Bỏ quy định hủy hóa đơn có sai sót theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP.

Ví dụ, một cá nhân kinh doanh bán hàng trên Shopee muốn ủy nhiệm cho Shopee lập hóa đơn điện tử.

• Cá nhân lập thỏa thuận ủy nhiệm với Shopee, nêu rõ nội dung công việc và thời hạn.

• Thỏa thuận được thông báo cho cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử.

• Shopee lập hóa đơn điện tử với ký hiệu “7K25XAB” (hóa đơn thương mại điện tử), ghi thông tin của cá nhân kinh doanh, và truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế.

Kết luận

Quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn theo Thông tư 32/2025/TT-BTC là một bước tiến quan trọng trong việc đơn giản hóa quản lý hóa đơn điện tử, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại điện tử.

Bằng cách bỏ yêu cầu quan hệ liên kết và mở rộng đối tượng nhận ủy nhiệm, quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh, và cá nhân kinh doanh, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi số và minh bạch hóa giao dịch.

Doanh nghiệp và các bên liên quan cần cập nhật phần mềm, đào tạo nhân sự, và tuân thủ quy trình để tận dụng tối đa lợi ích từ quy định, góp phần xây dựng hệ thống quản lý thuế hiện đại và hiệu quả tại Việt Nam.

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/