Hóa đơn thương mại điện tử được quy định thế nào?

Hóa đơn thương mại điện tử là một loại hóa đơn điện tử (HĐĐT) được thiết kế đặc biệt để đáp ứng các yêu cầu của giao dịch thương mại điện tử, đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ và kinh doanh trên nền tảng số. Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử và các quy định mới được ban hành trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 1/6/2025), hóa đơn thương mại điện tử đã trở thành công cụ quan trọng để quản lý thuế và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch xuyên biên giới. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết khái niệm, đặc điểm, vai trò, và quy định liên quan đến hóa đơn thương mại điện tử tại Việt Nam.

1. Khái niệm hóa đơn thương mại điện tử

Hóa đơn thương mại điện tử là một dạng HĐĐT được sử dụng để ghi nhận các giao dịch xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ hoặc các giao dịch thương mại điện tử xuyên biên giới, đáp ứng các điều kiện về chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Theo Điều 10 và Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn thương mại điện tử có các đặc điểm sau:

Được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có chữ ký số của người bán và mã của cơ quan thuế (nếu có).
Dùng cho các giao dịch xuất khẩu hoặc kinh doanh trên nền tảng số, bao gồm cả nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
Có ký hiệu mẫu số đặc biệt, thêm chữ “X” để phân biệt (ví dụ: 7K25XAB).
Đáp ứng yêu cầu về định dạng và nội dung theo chuẩn quốc tế và quy định của Tổng cục Thuế.

Hóa đơn thương mại điện tử khác với hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường ở chỗ nó tập trung vào các giao dịch xuất khẩu và thương mại điện tử, thường liên quan đến đối tác nước ngoài hoặc các nền tảng số như Amazon, eBay, hoặc các dịch vụ trực tuyến (phần mềm, streaming, quảng cáo).

2. Vai trò của hóa đơn thương mại điện tử

Hóa đơn thương mại điện tử đóng vai trò quan trọng trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ:

Quản lý thuế xuyên biên giới: Giúp cơ quan thuế Việt Nam kiểm soát thuế GTGT và các loại thuế khác đối với các giao dịch thương mại điện tử, đặc biệt với nhà cung cấp nước ngoài.
Tăng tính minh bạch: Dữ liệu hóa đơn được chuyển trực tiếp đến cơ quan thuế, giảm nguy cơ gian lận hoặc trốn thuế.
Hỗ trợ xuất khẩu: Đáp ứng yêu cầu về chứng từ trong các giao dịch xuất khẩu, đảm bảo tuân thủ quy định quốc tế và Việt Nam.
Thúc đẩy chuyển đổi số: Là một phần của hệ sinh thái HĐĐT, hóa đơn thương mại điện tử giúp doanh nghiệp tích hợp với các nền tảng số, tối ưu hóa quản lý giao dịch.
Bảo vệ quyền lợi người mua: Cung cấp chứng từ hợp pháp cho người mua, đặc biệt trong các giao dịch xuyên biên giới, để kê khai thuế hoặc giải quyết tranh chấp.

>> Tham khảo: Vì sao người tiêu dùng nên lấy hóa đơn khi mua hàng?

3. Quy định về hóa đơn thương mại điện tử

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn thương mại điện tử được quy định chi tiết như sau:

3.1. Đối tượng áp dụng

Doanh nghiệp xuất khẩu: Các doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, như sản phẩm nông sản, may mặc, hoặc dịch vụ công nghệ thông tin.
Nhà cung cấp nước ngoài: Các tổ chức, cá nhân không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng kinh doanh thương mại điện tử (ví dụ: Google, Netflix, Amazon) có thể tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn thương mại điện tử để kê khai và nộp thuế GTGT.
Doanh nghiệp trong nước kinh doanh trên nền tảng số: Các doanh nghiệp bán hàng qua sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada) hoặc cung cấp dịch vụ số (ứng dụng, phần mềm) phải sử dụng hóa đơn này nếu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

3.2. Nội dung và định dạng

Hóa đơn thương mại điện tử phải tuân thủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Tên loại hóa đơn: Ghi rõ “Hóa đơn thương mại điện tử”.
Ký hiệu và số hóa đơn: Ký hiệu gồm 6 ký tự, với chữ “X” để phân biệt (ví dụ: 7K25XAB), số hóa đơn là số thứ tự tự động.
Thông tin người bán: Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ (hoặc thông tin quốc gia đối với nhà cung cấp nước ngoài).
Thông tin người mua: Tên, mã số thuế (nếu có), hoặc thông tin nhận dạng quốc tế.
Nội dung giao dịch: Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT, và tổng số tiền.
Chữ ký số: Phải có chữ ký số của người bán và mã của cơ quan thuế (nếu có).
Định dạng: Được lập dưới dạng XML, kèm bản thể hiện (PDF) để tra cứu.

3.3. Điều kiện sử dụng

Chuyển dữ liệu điện tử: Hóa đơn thương mại điện tử phải được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin HĐĐT, đảm bảo kết nối thời gian thực hoặc theo kỳ quy định.
Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, phải thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng hoặc các phương thức điện tử để được khấu trừ thuế GTGT (theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP).
Lưu trữ: Hóa đơn phải được lưu trữ dưới dạng điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất.

3.4. Xử lý sai sót

Khi hóa đơn thương mại điện tử có sai sót (sai số tiền, thông tin người mua, hoặc thuế suất), doanh nghiệp phải:
- Lập Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) gửi cho người mua và cơ quan thuế.
- Lập hóa đơn điều chỉnh (dấu dương/âm) hoặc hóa đơn thay thế, tham chiếu đến hóa đơn sai sót.
Quy trình xử lý sai sót tương tự HĐĐT thông thường, nhưng phải đảm bảo ký hiệu mẫu số có chữ “X”.

4. Quy trình lập và sử dụng hóa đơn thương mại điện tử

Đăng Ký Sử Dụng: Doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp nước ngoài đăng ký sử dụng HĐĐT qua Cổng thông tin HĐĐT hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ (MISA, VNPT).
Lập Hóa Đơn: Sử dụng phần mềm HĐĐT được phê duyệt để lập hóa đơn, đảm bảo đầy đủ nội dung và ký hiệu mẫu số có chữ “X”.
Gửi Hóa Đơn: Gửi hóa đơn cho người mua qua email, cổng thông tin, hoặc nền tảng thương mại điện tử.
Chuyển Dữ Liệu: Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin HĐĐT, theo thời gian thực (đối với hóa đơn có mã) hoặc theo kỳ quy định.
Lưu Trữ: Lưu trữ hóa đơn dưới dạng XML và bản thể hiện (PDF) trong tối thiểu 10 năm, sử dụng hệ thống nội bộ hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Lợi ích của hóa đơn thương mại điện tử

Hỗ Trợ Xuất Khẩu: Đáp ứng yêu cầu chứng từ trong thương mại quốc tế, giúp doanh nghiệp dễ dàng giao dịch với đối tác nước ngoài.
Tăng Tính Minh Bạch: Dữ liệu hóa đơn được kết nối với cơ quan thuế, giảm rủi ro gian lận hoặc trốn thuế.
Tiết Kiệm Chi Phí: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, và lưu trữ so với hóa đơn giấy.
Hỗ Trợ Thương Mại Điện Tử: Phù hợp với các giao dịch trên nền tảng số, giúp doanh nghiệp tích hợp với các sàn như Shopee, Lazada, hoặc Amazon.
Khấu Trừ Thuế GTGT: Doanh nghiệp trong nước có thể sử dụng hóa đơn thương mại điện tử để khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng điều kiện thanh toán và kê khai.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/

Thông tin hóa đơn điện tử