Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ là hoạt động quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Trong quá trình thực hiện giao dịch quốc tế, việc lập hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ hải quan, thanh toán quốc tế mà còn là căn cứ để kê khai thuế và hạch toán kế toán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa hóa đơn xuất khẩu và hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) dùng cho hàng hóa xuất khẩu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy định hiện hành và những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn cho hoạt động xuất khẩu.
1. Hóa đơn xuất khẩu là gì?
Theo quy định hiện hành, hóa đơn xuất khẩu từng là loại hóa đơn được sử dụng cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, kể từ khi chính sách về hóa đơn điện tử được triển khai thống nhất, hóa đơn xuất khẩu đã không còn được phát hành theo mẫu riêng.
Hiện nay, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Việc lập hóa đơn phải phù hợp với quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các văn bản sửa đổi, bổ sung và Nghị định 254/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2026).
>> Tham khảo: Hướng dẫn các bước đơn giản để hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử.
2. Hàng hóa xuất khẩu có phải lập hóa đơn điện tử không?
Câu trả lời là có.
Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử theo quy định. Hóa đơn là căn cứ để:
- Ghi nhận doanh thu.
- Kê khai thuế.
- Hạch toán kế toán.
- Hoàn thiện hồ sơ xuất khẩu.
- Phục vụ kiểm tra của cơ quan thuế.
Việc không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến các rủi ro về thuế và bị xử lý theo quy định.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn xuất khẩu
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử dùng cho hoạt động xuất khẩu cần có đầy đủ các thông tin cơ bản như:
- Tên hóa đơn.
- Ký hiệu mẫu số.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (nếu có).
- Tên người mua hoặc đối tác nước ngoài.
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn vị tính.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
- Đồng tiền thanh toán.
- Thuế suất và tiền thuế (nếu thuộc đối tượng chịu thuế).
- Chữ ký số của người bán theo quy định.
Đối với người mua là tổ chức, cá nhân ở nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam, việc thể hiện thông tin trên hóa đơn được thực hiện theo quy định hiện hành.
>> Tham khảo: Hướng dẫn hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
4. Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời điểm lập hóa đơn, bởi đây là một trong những nội dung thường bị cơ quan thuế kiểm tra.
Thông thường, hóa đơn được lập khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua theo quy định của pháp luật và điều kiện giao hàng trong hợp đồng ngoại thương.
Đối với dịch vụ xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn được xác định khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền theo quy định.
5. Đồng tiền ghi trên hóa đơn
Trong hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp thường giao dịch bằng ngoại tệ.
Theo quy định, hóa đơn có thể ghi bằng ngoại tệ nếu giao dịch được phép thanh toán bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật. Đồng thời, doanh nghiệp cần thực hiện việc quy đổi khi kê khai thuế và hạch toán kế toán theo tỷ giá được pháp luật quy định.
6. Thuế GTGT đối với hàng hóa xuất khẩu
Nhiều mặt hàng xuất khẩu đáp ứng đủ điều kiện sẽ được áp dụng thuế suất GTGT 0%.
Để được áp dụng mức thuế suất này, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng, bao gồm:
- Có hợp đồng xuất khẩu.
- Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng theo quy định.
- Có tờ khai hải quan đã hoàn thành thủ tục.
- Có hóa đơn điện tử được lập đúng quy định.
Nếu không đáp ứng đầy đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể không được áp dụng thuế suất 0%.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
7. Hồ sơ xuất khẩu cần chuẩn bị
Ngoài hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các chứng từ như:
- Hợp đồng ngoại thương.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
- Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill).
- Tờ khai hải quan.
- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu có.
- Chứng từ thanh toán quốc tế.
- Các giấy phép chuyên ngành (nếu thuộc diện quản lý).
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình thông quan và quyết toán thuế diễn ra thuận lợi.
8. Những sai sót doanh nghiệp thường gặp
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp mắc các lỗi như:
- Lập hóa đơn sai thời điểm.
- Ghi sai tên hoặc địa chỉ người mua nước ngoài.
- Sử dụng sai loại hóa đơn.
- Sai đơn vị tiền tệ.
- Thiếu thông tin hàng hóa.
- Sai mã hàng.
- Kê khai thuế không khớp với hóa đơn và tờ khai hải quan.
Những sai sót này có thể làm chậm quá trình hoàn thuế hoặc phát sinh rủi ro trong thanh tra, kiểm tra thuế.
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.
9. Giải pháp quản lý hóa đơn xuất khẩu hiệu quả
Để quản lý tốt hóa đơn xuất khẩu, doanh nghiệp nên:
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật.
- Đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán và hệ thống quản lý bán hàng.
- Kiểm tra thông tin khách hàng trước khi lập hóa đơn.
- Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ đối với hoạt động xuất khẩu.
- Lưu trữ hóa đơn và chứng từ điện tử theo đúng thời hạn quy định.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các quy định mới về hóa đơn điện tử, thuế GTGT và thủ tục hải quan để bảo đảm tuân thủ pháp luật.
Kết luận
Hoạt động xuất khẩu đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ và thuế. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không còn sử dụng hóa đơn xuất khẩu theo mẫu riêng mà phải lập hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Việc lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng nội dung và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xuất khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thông quan, thanh toán quốc tế và hoàn thuế GTGT. Chủ động ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử và xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh quốc tế.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi