Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ bắt buộc trong quản lý thuế đối với hoạt động cung cấp dịch vụ tại Việt Nam, nhằm tăng cường minh bạch, giảm thủ tục hành chính và thúc đẩy chuyển đổi số. Quy định về hóa đơn điện tử cho dịch vụ được điều chỉnh chủ yếu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025) và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Các quy định này đặc biệt linh hoạt với dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn như viễn thông, ngân hàng, thương mại điện tử, logistic, giúp doanh nghiệp đối soát dữ liệu dễ dàng hơn.
>> Tham khảo: Hướng dẫn chi tiết kê khai thuế GTGT đầu ra.
1. Nguyên tắc chung áp dụng HĐĐT cho dịch vụ
Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi), khi cung cấp dịch vụ, tổ chức, doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, bất kể giá trị dịch vụ. hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng chuẩn XML, có chữ ký số và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.
Đối với dịch vụ, hóa đơn điện tử thường là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) nếu nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, hoặc hóa đơn bán hàng nếu theo phương pháp trực tiếp. Nội dung bắt buộc bao gồm: thông tin người bán/mua, tên dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT (thường 10%, một số dịch vụ 0% hoặc không chịu thuế), tổng thanh toán.
Từ 01/6/2025, bổ sung yêu cầu ghi rõ hình thức thanh toán và kỳ cung cấp dịch vụ nếu bán theo kỳ (ví dụ: dịch vụ viễn thông hàng tháng).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho dịch vụ
Đây là điểm quan trọng nhất đối với dịch vụ, được sửa đổi lớn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Nguyên tắc chung: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ (bao gồm cả dịch vụ cho tổ chức/cá nhân nước ngoài), không phân biệt đã thu tiền hay chưa (khoản 4 Điều 9 Nghị định 123 sửa đổi).
- Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp: Lập ngay tại thời điểm thu tiền (trừ tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn).
- Dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên: Thời điểm lập là khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Các dịch vụ này bao gồm:
- Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin.
- Dịch vụ ngân hàng (trừ cho vay), chứng khoán.
- Dịch vụ thương mại điện tử, logistic, bưu chính chuyển phát.
- Cung cấp điện, nước (trừ một số trường hợp đặc biệt), truyền hình, quảng cáo truyền hình.
- Dịch vụ suất ăn công nghiệp, thu phí đường bộ…
Quy định này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong lập hóa đơn hàng loạt.
>> Tham khảo: Từ 2026, hộ kinh doanh phải kê khai thuế ra sao?
3. Đặc thù với một số loại dịch vụ
- Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán: Lập theo đối soát, bổ sung trường hợp hoàn phí hoặc hủy giao dịch phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Dịch vụ viễn thông: Ghi rõ kỳ cung cấp (tháng nào), thường lập cuối tháng hoặc theo chu kỳ thanh toán.
- Dịch vụ thương mại điện tử: Phải ghi thêm thông tin người gửi hàng nếu liên quan vận tải; nhà cung cấp nước ngoài không cơ sở thường trú có thể tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử GTGT.
- Dịch vụ vận tải hành khách (taxi công nghệ): Lập ngay khi kết thúc chuyến đi, chuyển dữ liệu tức thì nếu dùng phần mềm tính tiền.
- Dịch vụ y tế: Cuối ngày tổng hợp lập hóa đơn nếu bệnh nhân không yêu cầu riêng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Hóa đơn điện tử cho dịch vụ xuất khẩu
Đối với dịch vụ cung cấp ra nước ngoài (thuế suất GTGT 0%), sử dụng hóa đơn thương mại điện tử nếu đáp ứng chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế (bổ sung mới tại Nghị định 70/2025). Thời điểm lập: Khi hoàn thành dịch vụ. Nếu không đủ điều kiện, dùng hóa đơn điện tử GTGT thông thường, ghi rõ “Xuất khẩu” và thông tin người mua nước ngoài (không bắt buộc MST).
5. Xử lý sai sót và lợi ích
Từ 01/6/2025, không hủy hóa đơn mà dùng điều chỉnh hoặc thay thế. Doanh nghiệp được lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót cùng kỳ.
Lợi ích: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn; dữ liệu tự động giám sát thuế; hỗ trợ hoàn thuế nhanh cho dịch vụ xuất khẩu; khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn qua chương trình “hóa đơn may mắn”.
Tuy nhiên, vi phạm (không lập đúng thời điểm, không chuyển dữ liệu) bị phạt từ 4-50 triệu đồng, thậm chí ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nên sử dụng phần mềm HĐĐT uy tín (kết nối API với cơ quan thuế), đào tạo nhân viên về thời điểm lập theo kỳ đối soát, và tra cứu hóa đơn tại tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Đối với dịch vụ thường xuyên, cần thỏa thuận rõ kỳ quy ước với khách hàng để tránh tranh chấp.
Kết luận
Hóa đơn điện tử cho dịch vụ là bước tiến lớn trong cải cách thuế, đặc biệt với quy định linh hoạt từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Các doanh nghiệp dịch vụ cần cập nhật kịp thời để tuân thủ, tránh rủi ro đồng thời tận dụng lợi ích chuyển đổi số. Việc áp dụng đúng không chỉ đảm bảo nghĩa vụ thuế mà còn nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh trong nền kinh tế số.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi