Quy định về quản lý hóa đơn đầu ra

Với sự áp dụng bắt buộc của hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025), hóa đơn đầu ra đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Bài viết sau phân tích chi tiết về hóa đơn đầu ra tại Việt Nam năm 2025, bao gồm khái niệm, vai trò, quy định pháp lý, quy trình lập, và các lưu ý quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quản lý thuế.

1. Khái niệm hóa đơn đầu ra

Hóa đơn đầu ra là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng do doanh nghiệp, hộ kinh doanh phát hành khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Theo Điều 3, Luật Thuế GTGT số 13/2008/QH12, hóa đơn đầu ra là cơ sở để xác định số thuế GTGT đầu ra mà doanh nghiệp phải nộp, được tính dựa trên giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra.

Trong bối cảnh hóa đơn điện tử được áp dụng toàn diện, hóa đơn đầu ra chủ yếu là hóa đơn điện tử, được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có hoặc không có mã của Cục Thuế (trước đây là Tổng cục Thuế, đổi tên từ 01/03/2025 theo Quyết định 381/QĐ-BTC).

>> Tham khảo: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực có những lợi ích gì?

Vai trò của hóa đơn đầu ra:

Ghi nhận doanh thu: Xác định giá trị giao dịch và doanh thu hợp pháp của doanh nghiệp.
Tính thuế GTGT: Là cơ sở để tính thuế GTGT đầu ra, được trừ đi thuế GTGT đầu vào để xác định số thuế phải nộp.
Minh bạch giao dịch: Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, đặc biệt khi dữ liệu được truyền trực tiếp đến Cục Thuế.
Hỗ trợ người mua: Cung cấp hóa đơn đầu vào hợp lệ cho khách hàng để khấu trừ thuế GTGT.

2. Quy định pháp lý về hóa đơn đầu ra

Hóa đơn đầu ra chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật sau:

Luật Thuế GTGT 2008: Quy định về tính thuế GTGT và nội dung hóa đơn.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về lập, quản lý, và sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn đầu ra.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Yêu cầu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/06/2025 cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm trong ngành bán lẻ, ăn uống, dịch vụ.
Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về nội dung, ký hiệu, và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.
Nghị định 180/2024/NĐ-CP: Giảm 2% thuế GTGT từ 01/01/2025 đến 30/06/2025, ảnh hưởng đến thuế suất trên hóa đơn đầu ra.

Theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn đầu ra phải bao gồm:

Ký hiệu và số hóa đơn: Ví dụ, “1C25TAA” (năm 2025, hóa đơn GTGT, có mã của cơ quan thuế).
Thông tin người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ (cập nhật theo địa bàn hành chính mới từ 01/07/2025, theo Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH).
Thông tin người mua: Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ.
Chi tiết giao dịch: Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT, tổng tiền thanh toán.
Chữ ký số: Đảm bảo tính pháp lý và bảo mật của hóa đơn điện tử.

3. Quy trình lập hóa đơn đầu ra

Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn

Trước khi lập hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử với Cục Thuế qua cổng thông tin (hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, VNPT Invoice).
Nội dung thông báo bao gồm: ký hiệu hóa đơn (ví dụ: 1C25TAA), số lượng hóa đơn, và mẫu hóa đơn.

Bước 2: Lập hóa đơn đầu ra

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice, MISA meInvoice) để lập hóa đơn.
Ghi rõ thông tin giao dịch, đảm bảo thuế suất đúng (ví dụ, 8% thay vì 10% trong thời gian giảm thuế 2% từ 01/01–30/06/2025).
Ký số hóa đơn để đảm bảo tính pháp lý.

Bước 3: Truyền dữ liệu đến Cục Thuế

Hóa đơn đầu ra phải được truyền đến Cục Thuế ngay khi lập (đối với hóa đơn có mã) hoặc định kỳ hàng ngày (đối với hóa đơn không có mã), theo Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cục Thuế phản hồi mã giao dịch hoặc thông báo lỗi nếu dữ liệu không đúng định dạng XML. Doanh nghiệp phải sửa lỗi trong vòng 2 ngày.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua

Gửi hóa đơn điện tử đầu ra cho người mua qua email, SMS, hoặc hệ thống hóa đơn điện tử.
Hóa đơn đầu ra trở thành hóa đơn đầu vào hợp lệ cho người mua để khấu trừ thuế GTGT.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra tối thiểu 10 năm theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sử dụng dịch vụ lưu trữ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (như VNPT Invoice, Thái Sơn E-invoice).

4. Xử lý hóa đơn đầu ra có sai sót

Nếu hóa đơn đầu ra có sai sót (sai thông tin người mua, thuế suất, hoặc giá trị), doanh nghiệp cần:

Lập biên bản điều chỉnh: Thỏa thuận với người mua, ký biên bản ghi rõ sai sót và thông tin đúng.
Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: Ghi rõ “Điều chỉnh hóa đơn số [số hóa đơn gốc], ký hiệu [ký hiệu gốc], ngày [ngày lập gốc]”. Hóa đơn điều chỉnh phải tham chiếu đến hóa đơn gốc.
Truyền dữ liệu: Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải được truyền đến Cục Thuế và gửi cho người mua.
Cập nhật kê khai: Điều chỉnh tờ khai thuế GTGT nếu sai sót ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
Thời hạn xử lý: Xử lý sai sót trước khi cơ quan thuế kiểm tra để tránh phạt từ 3–8 triệu đồng (Điều 16, Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

5. Cập nhật mới về hóa đơn đầu ra năm 2025

Giảm thuế GTGT 2%: Theo Nghị định 180/2024/NĐ-CP, từ 01/01/2025 đến 30/06/2025, hóa đơn đầu ra phải ghi đúng thuế suất giảm (8% hoặc 3%) để người mua khấu trừ hợp lệ.
Cập nhật ký hiệu hóa đơn: Từ 01/01/2025, ký hiệu hóa đơn điện tử sử dụng “25” (ví dụ: 1C25TAA) để phản ánh năm 2025. Doanh nghiệp phải phát hành hết hóa đơn năm 2024 trước đó.
Cập nhật địa chỉ: Từ 01/07/2025, địa chỉ trên hóa đơn đầu ra phải theo địa bàn hành chính mới sau sáp nhập tỉnh thành (Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH).
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Từ 01/06/2025, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm trong ngành bán lẻ, ăn uống phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, truyền dữ liệu tức thời đến Cục Thuế.
Thương mại điện tử: Từ 01/04/2025, sàn TMĐT phải nộp thuế GTGT thay cho hộ kinh doanh, với hóa đơn đầu ra là căn cứ xác định nghĩa vụ thuế.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/

Thông tin hóa đơn điện tử