Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định thế nào về xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Một trong những điểm nổi bật nhất là việc bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót, thay bằng cơ chế lập biên bản thỏa thuận và xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Quy định này được đánh giá là bước tiến lớn trong việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, tăng tính linh hoạt cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy định mới, ý nghĩa, tác động, và cách triển khai trong thực tiễn, nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện về thay đổi này.

1. Bối cảnh và sự cần thiết của thay đổi

Trước khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP ra đời, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới thay thế.

Quy trình này bao gồm lập thông báo hủy hóa đơn (mẫu 04/SS-HĐĐT), gửi cơ quan thuế và thông báo cho người mua. Thủ tục này không chỉ tốn thời gian mà còn gây khó khăn cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, do yêu cầu phức tạp về mặt hành chính và kỹ thuật.

Thực tế cho thấy, việc hủy hóa đơn đôi khi gây ra sự gián đoạn trong giao dịch, đặc biệt khi hóa đơn đã được gửi cho khách hàng hoặc liên quan đến các giao dịch phức tạp như xuất khẩu, bán hàng qua thương mại điện tử.

Ngoài ra, quy trình hủy hóa đơn không đồng bộ giữa các hệ thống phần mềm kế toán và hệ thống của Tổng cục Thuế, dẫn đến tình trạng sai lệch dữ liệu hoặc chậm trễ trong xử lý. Trước những bất cập này, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã được ban hành để giải quyết các vấn đề tồn đọng, đồng thời đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và đơn giản hóa thủ tục hành chính.

2. Nội dung chính của quy định mới

Theo Điều 7 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, doanh nghiệp không còn bắt buộc phải hủy hóa đơn. Thay vào đó, quy trình xử lý được thực hiện như sau:

• Lập biên bản thỏa thuận:

  • Người bán và người mua cần lập biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trên hóa đơn. Biên bản này phải được ký bởi cả hai bên và có thể được lập dưới dạng văn bản giấy hoặc thông điệp dữ liệu điện tử.

  • Nội dung biên bản cần nêu rõ các thông tin như: số hóa đơn, ngày lập, nội dung sai sót (ví dụ: sai số tiền, mã số thuế, địa chỉ, v.v.), và phương thức xử lý (điều chỉnh hay thay thế).

• Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:

  • Hóa đơn điều chỉnh: Được sử dụng khi cần điều chỉnh một phần nội dung của hóa đơn gốc, ví dụ như tăng hoặc giảm giá trị, thay đổi thuế suất, hoặc sửa thông tin không ảnh hưởng đến bản chất giao dịch.

  • Hóa đơn thay thế: Được sử dụng khi toàn bộ nội dung hóa đơn gốc cần được thay thế, ví dụ khi sai thông tin người mua hoặc sai bản chất giao dịch.

  • Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải ghi rõ thông tin tham chiếu đến hóa đơn gốc (số hóa đơn, ngày lập) và nội dung điều chỉnh/thay thế.

• Gửi cơ quan thuế và người mua:

  • Hóa đơn điều chỉnh/thay thế được gửi đến cơ quan thuế thông qua hệ thống hóa đơn điện tử, tương tự như hóa đơn gốc. Người mua cũng nhận được hóa đơn mới để sử dụng cho mục đích kế toán và kê khai thuế.

Quy định này không chỉ đơn giản hóa quy trình mà còn đảm bảo tính liên tục của dữ liệu hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế, tránh tình trạng mất dữ liệu khi hủy hóa đơn.

>> Tham khảo: Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử sau sáp nhập địa giới hành chính.

3. Ý nghĩa và lợi ích của quy định mới

3.1. Đơn giản hóa thủ tục hành chính

Việc bỏ quy định hủy hóa đơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xử lý sai sót. Thay vì phải thực hiện nhiều bước phức tạp như trước đây, doanh nghiệp chỉ cần lập biên bản thỏa thuận và xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, và các tổ chức có khối lượng giao dịch lớn.

3.2. Tăng tính minh bạch và đồng bộ dữ liệu

Hóa đơn điều chỉnh/thay thế vẫn được lưu trữ và liên kết với hóa đơn gốc trên hệ thống của cơ quan thuế. Điều này đảm bảo rằng toàn bộ lịch sử giao dịch được ghi nhận đầy đủ, giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi và kiểm tra. Đồng thời, việc giữ lại thông tin hóa đơn gốc cũng giúp doanh nghiệp và người mua dễ dàng đối chiếu khi cần thiết.

3.3. Hỗ trợ chuyển đổi số

Quy định mới phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý thuế, khi tất cả các bước xử lý sai sót đều được thực hiện trên nền tảng điện tử. Điều này giúp giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy, đồng thời tăng tính chính xác và tốc độ xử lý thông tin.

3.4. Giảm rủi ro pháp lý

Việc lập biên bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh/thay thế giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến việc hủy hóa đơn không đúng quy định. Đồng thời, quy trình mới cũng tạo điều kiện cho doanh nghiệp và người mua thương lượng, thống nhất cách xử lý sai sót một cách minh bạch.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn đỏ.

4. Tác động đến doanh nghiệp và người mua

4.1. Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử để tuân thủ quy định mới. Các phần mềm cần được cấu hình để hỗ trợ lập biên bản thỏa thuận và xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế một cách tự động. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên kế toán về quy trình mới để tránh sai sót trong triển khai.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, xuất khẩu, hoặc bán lẻ, quy định này giúp giảm thiểu gián đoạn trong quy trình kinh doanh, đặc biệt khi cần điều chỉnh hóa đơn nhanh chóng.

4.2. Đối với người mua

Người mua, đặc biệt là các cá nhân, tổ chức sử dụng hóa đơn để kê khai thuế, cần phối hợp với người bán để lập biên bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót. Quy định mới giúp người mua dễ dàng nhận được hóa đơn điều chỉnh/thay thế mà không cần chờ đợi quá trình hủy hóa đơn phức tạp như trước đây.

>> Có thể bạn quan tâm: Vì sao người tiêu dùng nên lấy hóa đơn khi mua hàng?

5. Thách thức và giải pháp triển khai

Mặc dù quy định mới mang lại nhiều lợi ích, nhưng vẫn tồn tại một số thách thức:

• Thách thức về kỹ thuật:

  • Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, có thể gặp khó khăn trong việc cập nhật hệ thống phần mềm để đáp ứng yêu cầu mới. Một số phần mềm cũ không hỗ trợ tính năng lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo chuẩn mới.

  • Giải pháp: Tổng cục Thuế cần phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cung cấp bản cập nhật phần mềm miễn phí hoặc chi phí thấp. Đồng thời, tổ chức các buổi tập huấn trực tuyến để hướng dẫn doanh nghiệp.

• Nhận thức và thói quen:

  • Một số doanh nghiệp vẫn quen với quy trình hủy hóa đơn cũ, dẫn đến việc chậm áp dụng quy định mới.

  • Giải pháp: Tăng cường truyền thông qua các kênh như cổng thông tin thuế, hội thảo, và các chương trình hỗ trợ doanh nghiệp để nâng cao nhận thức về quy định mới.

• Phối hợp giữa các bên:

  • Việc lập biên bản thỏa thuận yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa người bán và người mua. Trong một số trường hợp, đặc biệt với khách hàng cá nhân, việc này có thể gặp khó khăn do thiếu thông tin liên lạc hoặc sự phối hợp.

  • Giải pháp: Khuyến khích sử dụng biên bản điện tử và tích hợp tính năng này vào các ứng dụng hóa đơn điện tử để đơn giản hóa quy trình.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Việc bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là một bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính và chuyển đổi số tại Việt Nam.

Quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tăng tính minh bạch, đồng bộ trong quản lý thuế.

Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa cơ quan thuế, doanh nghiệp, và các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hỗ trợ kịp thời, quy định mới hứa hẹn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường kinh doanh, đồng thời góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế số.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/