Lợi ích đối với hộ kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia và cải cách hành chính thuế, hóa đơn điện tử (HĐĐT) không còn là lựa chọn mà đã trở thành bắt buộc đối với hàng triệu hộ kinh doanh (HKD) tại Việt Nam. Từ ngày 1/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, HKD có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử theo phương pháp khấu trừ. Đến năm 2025, với sự hỗ trợ mạnh mẽ từ Công điện 129/CĐ-TTg và các chính sách miễn phí chữ ký số, hóa đơn điện tử đã mang lại lợi ích vượt trội cho HKD – từ tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý đến mở rộng cơ hội kinh doanh.

1. Tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể

Hóa đơn điện tử loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, giấy mực, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy.

Theo Tổng cục Thuế, trung bình một HKD nhỏ in 500 hóa đơn/tháng tốn khoảng 1,5–2 triệu đồng/năm (giấy, mực, máy in).

Với hóa đơn điện tử, chi phí này giảm về 0 đồng nếu sử dụng phần mềm miễn phí từ nhà cung cấp được ủy quyền như Thái Sơn Einvoice.

>> Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng chữ ký điện tử đúng quy định.

2. Miễn phí chữ ký số và phần mềm – Hỗ trợ từ nhà nước

Từ năm 2024, Tổng cục Thuế phối hợp với các nhà cung cấp cấp chữ ký số miễn phí 1–2 năm cho HKD mới đăng ký hóa đơn điện tử. Phần mềm như Thái Sơn E-invoice cung cấp gói miễn phí trọn đời cho HKD doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm.

• Không mất phí khởi tạo: Đăng ký online qua cổng dichvucong.gdt.gov.vn trong 5 phút.
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Đường dây nóng 1800-8008 (miễn cước).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Tự động hóa quy trình bán hàng và kế toán

Hóa đơn điện tử tích hợp trực tiếp với máy tính tiền (MTT) hoặc ứng dụng bán hàng trên điện thoại, tự động xuất hóa đơn ngay khi khách thanh toán.

Dữ liệu được đồng bộ tức thì vào sổ sách kế toán, loại bỏ việc ghi chép tay.

Lợi ích cụ thể:

• Giảm 80% thời gian lập hóa đơn (từ 2 phút xuống 10 giây).
• Tự động tính thuế GTGT, tổng tiền, chiết khấu.
• Báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng nhanh chóng.

>> Tham khảo: Xóa bỏ thuế khoán: Bước ngoặt trong quản lý thuế hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

4. Dễ dàng kê khai và nộp thuế – tránh phạt

Hóa đơn điện tử tự động gửi dữ liệu về cơ quan thuế, HKD chỉ cần xác nhận tờ khai trên iHTKK hoặc ứng dụng eTax Mobile trước ngày 20 hàng tháng. Không còn cảnh nộp muộn, sai sót.

• Tỷ lệ kê khai đúng hạn tăng từ 68% lên 97% sau khi dùng hóa đơn điện tử (Tổng cục Thuế, 2024).
• Phạt 0 đồng nếu sai sót được điều chỉnh trong 5 ngày (theo Thông tư 32/2025/TT-BTC).

5. Tăng tính minh bạch – Xây dựng uy tín với khách hàng

Hóa đơn điện tử có mã tra cứu của cơ quan thuế, khách hàng dễ dàng kiểm tra tính hợp pháp qua website hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc ứng dụng VNeID. Điều này đặc biệt quan trọng với HKD bán hàng online, livestream.

• Tăng 25% đơn hàng từ khách doanh nghiệp (cần hóa đơn khấu trừ thuế).
• Giảm tranh chấp khi khách yêu cầu hóa đơn đỏ.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

6. Hỗ trợ khấu trừ thuế GTGT – Tăng lợi nhuận thực

HKD áp dụng phương pháp khấu trừ được khấu trừ 100% thuế GTGT đầu vào nếu có hóa đơn điện tử hợp lệ. Trước đây, nhiều HKD bỏ lỡ quyền lợi này do không có hóa đơn.

7. Mở rộng kênh bán hàng online – Tích hợp sàn TMĐT

Hóa đơn điện tử là điều kiện bắt buộc để bán trên Shopee, Lazada, TikTok Shop. Các sàn yêu cầu người bán phải có mã số thuế và khả năng xuất hóa đơn điện tử tự động.

• Tăng 40% doanh thu online sau khi đăng ký hóa đơn điện tử.
• Hỗ trợ vận hành: Sàn tự động xuất hóa đơn, gửi cho khách qua email/SMS.

8. Quản lý tồn kho và khách hàng hiệu quả

Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp quản lý kho, CRM:

• Tự động trừ tồn khi xuất hóa đơn.
• Lưu thông tin khách hàng (email, số điện thoại) để gửi khuyến mãi.
• Phân tích sản phẩm bán chạy, giờ cao điểm.

Kết quả: Giảm 15% hàng tồn kho ứ đọng, tăng 20% tỷ lệ khách quay lại.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

9. An toàn dữ liệu – Giảm rủi ro mất mát

Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên đám mây của nhà cung cấp đạt chuẩn ISO 27001, tự động sao lưu hàng ngày. Không lo cháy nổ, mất cắp như hóa đơn giấy.

• Thời hạn lưu trữ: 10 năm (đáp ứng yêu cầu pháp lý).
• Khôi phục dữ liệu: Chỉ 5 phút nếu mất điện thoại/máy tính.

10. Đóng góp xã hội – Xây dựng nền kinh tế số minhbạch

Mỗi hóa đơn điện tử là một giao dịch được ghi nhận vào hệ thống quốc gia, giúp:

• Chống gian lận thuế: Giảm thất thu ngân sách.
• Bình đẳng cạnh tranh: HKD nhỏ không bị lép vế trước doanh nghiệp lớn.
• Thúc đẩy kinh tế số: Đóng góp vào mục tiêu 30% GDP từ kinh tế số vào 2030.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Số liệu ấn tượng:

• 1,2 triệu HKD sử dụng hóa đơn điện tử (tăng 300% so với 2022).
• Thu ngân sách từ HKD tăng 28.000 tỷ đồng năm 2024.
• 87% HKD đánh giá “rất hài lòng” với hóa đơn điện tử (khảo sát Bộ Tài chính).

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/