Hóa đơn xuất nhập khẩu là một thành phần thiết yếu trong các giao dịch thương mại quốc tế, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế, thông quan hải quan và đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Tính đến tháng 9/2025, các quy định mới nhất về hóa đơn xuất nhập khẩu tại Việt Nam được cập nhật qua Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, bổ sung các yêu cầu về hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn thương mại điện tử trong xuất khẩu.
1. Hóa đơn xuất nhập khẩu là gì?
Hóa đơn xuất nhập khẩu bao gồm các loại hóa đơn được sử dụng trong hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Được lập bởi người bán (xuất khẩu) để cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, và điều kiện giao dịch cho người mua (nhập khẩu) và cơ quan hải quan.
- Hóa đơn điện tử thương mại (E-Commercial Invoice): Phiên bản điện tử của hóa đơn thương mại, đáp ứng chuẩn định dạng XML và yêu cầu chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Sử dụng trong xuất khẩu nếu không đáp ứng điều kiện lập hóa đơn thương mại điện tử, áp dụng thuế suất 0% theo Luật Thuế GTGT.
Hóa đơn xuất nhập khẩu không chỉ là chứng từ thương mại mà còn là tài liệu quan trọng để kê khai thuế, thông quan, và làm cơ sở cho các giao dịch quốc tế.
>> Tham khảo: Thuế tiêu thụ đặc biệt là gì?
2. Vai trò của hóa đơn xuất nhập khẩu
- Thông quan hải quan: Hóa đơn cung cấp thông tin về hàng hóa (mô tả, mã HS, giá trị), điều kiện giao hàng (Incoterms), và phương thức thanh toán, giúp cơ quan hải quan xác định thuế nhập khẩu và kiểm tra hàng hóa.
- Kê khai thuế: Đối với xuất khẩu, hóa đơn giúp áp dụng thuế suất 0% (theo Điều 8 Luật Thuế GTGT) và hoàn thuế GTGT nếu đáp ứng điều kiện. Đối với nhập khẩu, hóa đơn là cơ sở để tính thuế nhập khẩu và thuế GTGT.
- Minh bạch giao dịch: Đảm bảo thông tin chính xác giữa người bán và người mua, giảm thiểu tranh chấp thương mại.
- Hỗ trợ thương mại điện tử xuyên biên giới: Hóa đơn điện tử thương mại tích hợp với các nền tảng TMĐT như Amazon, Alibaba, giúp tự động hóa quy trình và đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.
3. Quy định pháp lý mới nhất
3.1. Cơ sở pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Quy định về việc sử dụng HĐĐT, bao gồm hóa đơn thương mại điện tử trong xuất khẩu.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC: Hướng dẫn về nội dung, thời điểm lập, và xử lý sai sót của hóa đơn xuất nhập khẩu.
- Luật Quản lý thuế 2019: Yêu cầu tất cả doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng HĐĐT và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
3.2. Thời điểm lập hóa đơn
- Xuất khẩu: Chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan hải quan (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Đối với giao dịch TMĐT, lập ngay sau xác nhận giao dịch và chuyển dữ liệu trong 24 giờ.
- Nhập khẩu: Hóa đơn thương mại do nhà cung cấp nước ngoài lập, thường kèm theo hợp đồng, vận đơn, và chứng từ khác để thông quan.
3.3. Nội dung hóa đơn
Hóa đơn xuất nhập khẩu (đặc biệt hóa đơn thương mại) phải bao gồm:
- Thông tin người bán/người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã định danh quốc tế.
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Mô tả, số lượng, đơn giá, mã HS, tổng giá trị.
- Điều kiện giao dịch: Incoterms (FOB, CIF, DAP), phương thức thanh toán, thông tin vận chuyển.
- Ký hiệu hóa đơn: Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, bao gồm mã cơ quan thuế (nếu có).
>> Tham khảo: Gần 13.700 hộ kinh doanh nộp thuế khoán chuyển đổi sang kê khai thuế.
3.4. Xử lý sai sót
- Từ 01/6/2025, không hủy hóa đơn sai sót mà sử dụng hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh.
- Lập một hóa đơn thay thế/điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng kỳ, kèm văn bản thỏa thuận (trừ trường hợp bán lẻ).
- Chuyển dữ liệu hóa đơn sửa đổi đến cơ quan thuế trong 24 giờ.
3.5. Yêu cầu kỹ thuật
- Hóa đơn phải được lập qua hệ thống đạt chuẩn XML của Tổng cục Thuế.
- Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ từ các tổ chức cung cấp HĐĐT được cấp phép (Thái Sơn, Viettel, VNPT).
- Dữ liệu hóa đơn phải được chuyển ngay sau khi lập, trừ trường hợp ngoại tuyến (bổ sung trong 72 giờ).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Hướng dẫn lập hóa đơn xuất nhập khẩu
Bước 1: Chuẩn bị thông tin
- Thu thập thông tin từ hợp đồng xuất nhập khẩu: chi tiết hàng hóa, giá trị, Incoterms, thông tin đối tác.
- Đảm bảo mã HS (Harmonized System) chính xác để tránh sai sót khi thông quan.
- Đối với xuất khẩu, chuẩn bị thông tin thuế GTGT (0%) và chứng từ liên quan (vận đơn, tờ khai hải quan).
Bước 2: Lập hóa đơn
- Xuất khẩu:
- Đăng nhập vào phần mềm HĐĐT (như Thái Sơn Einvoice).
- Chọn loại hóa đơn (thương mại điện tử hoặc GTGT).
- Nhập thông tin: người mua, hàng hóa, giá trị, Incoterms, mã HS.
- Ký số bằng chữ ký điện tử.
- Nhập khẩu: Nhà cung cấp nước ngoài lập hóa đơn thương mại (thường bằng tiếng Anh), gửi qua email hoặc nền tảng TMĐT.
Bước 3: Gửi và lưu trữ
- Gửi hóa đơn cho đối tác qua email hoặc hệ thống TMĐT.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn xuất khẩu đến cơ quan thuế trong 24 giờ.
- Lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan trong 10 năm theo Luật Kế toán 2015.
Bước 4: Xử lý sai sót
- Lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh với văn bản thỏa thuận (nếu cần).
- Kê khai thuế trong kỳ phát hiện sai sót.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi