Phương pháp kê khai là cách tính và nộp thuế mà chính hộ kinh doanh tự ghi chép doanh thu, chi phí, tự tính thuế phải nộp và tự kê khai nộp cho cơ quan thuế theo từng tháng hoặc từng quý, thay vì để cơ quan thuế “khoán” cố định như trước đây. Bài viết hướng dẫn hộ kinh doanh cá thể thực hiện chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai thuế với lộ trình đơn giản nhất.
1. Tại sao hộ kinh doanh phải chuyển đổi ngay trong năm 2025?
Từ ngày 01/01/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và Luật Thuế GTGT sửa đổi 2024, Nhà nước chính thức bãi bỏ hoàn toàn phương pháp thuế khoán đối với mọi hộ kinh doanh cá thể. Tất cả hộ kinh doanh phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế (kể cả hộ doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm). Nếu không chuyển đổi kịp, hộ kinh doanh sẽ bị:
- Phạt chậm nộp tờ khai từ 2 – 25 triệu đồng.
- Bị ấn định thuế (thường cao hơn rất nhiều so với thực tế).
- Bị khóa mã số thuế, không được xuất hóa đơn, không giao dịch ngân hàng được.
- Chủ hộ có thể bị tạm hoãn xuất cảnh.
Do đó, năm 2025 là năm “vàng” để chuẩn bị và chuyển đổi sớm, được hưởng nhiều chính sách hỗ trợ miễn phí từ cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Lộ trình chuyển đổi theo quy định mới nhất
| Thời gian | Nội dung bắt buộc / được khuyến khích |
|---|---|
| Trước 31/05/2025 | Hộ doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu về thuế (Nghị định 70/2025) |
| 01/06 – 31/12/2025 | Tất cả hộ kinh doanh được khuyến khích đăng ký tự nguyện chuyển sang kê khai để được hỗ trợ miễn phí 100% |
| Từ 01/01/2026 | BẮT BUỘC 100% hộ kinh doanh phải kê khai thuế, không còn khoán nữa |
3. Các bước chuyển đổi chi tiết
Bước 1: Đăng ký chuyển đổi phương pháp tính thuế
- Vào website https://canhan.gdt.gov.vn hoặc https://etax.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng tài khoản cá nhân (sử dụng định danh điện tử VNeID mức 2 hoặc token USB)
- Chọn mục: Đăng ký thuế → Thay đổi thông tin đăng ký thuế → Tích chọn “Chuyển từ phương pháp khoán sang phương pháp kê khai”
- Nộp tờ khai 04-ĐK-TCT (mẫu mới 2025)
- Cơ quan thuế sẽ phản hồi trong 1-3 ngày làm việc.
Lưu ý: Nếu không rành công nghệ, mang CMND/CCCD đến Chi cục Thuế quận/huyện để cán bộ thuế làm giúp miễn phí.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh
Từ 2026, mọi giao dịch thu chi trên 20 triệu đồng phải qua ngân hàng. Nên mở ngay 1 tài khoản thanh toán tại Vietcombank, BIDV, Techcombank, MB… đứng tên chủ hộ kinh doanh, ghi rõ mục đích “kinh doanh cá thể”. Thông báo số tài khoản này cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày mở.
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Hộ doanh thu < 1 tỷ: được dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (không cần chữ ký số)
- Hộ ≥ 1 tỷ: bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế + chữ ký số
Các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế khuyến khích: Thái Sơn E-invoice… (đều có gói miễn phí 1 năm cho hộ chuyển đổi năm 2025).
>> Tham khảo: Thông tư 99/2025/TT-BTC: 10 thay đổi quan trọng sẽ tác động trực tiếp đến doanh nghiệp từ 2026.
Bước 4: Lập sổ sách kế toán đơn giản
Hộ kinh doanh không cần kế toán viên, chỉ cần ghi 7 sổ sau (mẫu Excel miễn phí tải tại gdt.gov.vn):
- Sổ theo dõi doanh thu hàng ngày.
- Sổ theo dõi mua hàng – nhập kho.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ tài khoản ngân hàng.
- Sổ theo dõi công nợ phải thu.
- Sổ theo dõi công nợ phải trả.
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ.
Cơ quan thuế tổ chức tập huấn miễn phí hàng tuần tại tất cả quận/huyện. Đăng ký tại chỗ hoặc qua Zalo OA “Cục Thuế tỉnh/thành phố”.
Bước 5: Quyết toán thuế TNCN năm 2025 theo phương pháp mới
- Hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2025: chậm nhất 30/04/2026.
- Nếu chuyển đổi từ tháng 1/2025 thì cả năm 2025 được tính theo kê khai → được trừ nhiều chi phí hợp lý (điện nước, thuê mặt bằng, lương nhân viên, khấu hao tài sản…) → thuế TNCN thường giảm 30-70% so với khoán.
>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Hóa đơn thay thế.
4. So sánh lợi ích khi chuyển sang kê khai
| Nội dung | Thuế khoán (cũ) | Kê khai (mới) |
|---|---|---|
| Cách tính thuế | Cơ quan thuế ấn định | Tự tính trên doanh thu thực – chi phí thực |
| Được trừ chi phí | Không | Có (điện, nước, thuê mặt bằng, lương, quảng cáo…) |
| Thuế TNCN thực nộp | Thường 1-2% doanh thu | Thường chỉ 0,2-0,8% doanh thu sau khi trừ chi phí |
| Được hoàn thuế GTGT | Không | Có (nếu mua tài sản cố định, xây dựng…) |
| Dễ vay vốn ngân hàng | Khó | Rất dễ (có sổ sách rõ ràng) |
| Được tham gia đấu thầu, ký hợp đồng lớn | Không | Có |
5. Các chính sách hỗ trợ MIỄN PHÍ 100% dành riêng cho hộ chuyển đổi năm 2025
- Đào tạo sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử.
- Cấp chữ ký số miễn phí 1 năm (nếu đăng ký trước 31/12/2025).
- Hỗ trợ nhập liệu 3 tháng đầu.
- Miễn phạt hành chính đối với sai sót lần đầu trong năm 2025-2026.
- Giảm 50% thuế TNCN năm 2025 nếu chuyển đổi trước 30/06/2025 (theo Nghị định mới nhất tháng 10/2025).
>> Tham khảo: Quy định về các loại thuế áp dụng đối với hộ kinh doanh cá thể.
6. Lịch trình gợi ý thực hiện trong 30 ngày
| Ngày | Việc cần làm |
|---|---|
| Ngày 1-3 | Đăng ký chuyển phương pháp kê khai online hoặc trực tiếp |
| Ngày 4-7 | Mở tài khoản ngân hàng riêng + thông báo cho cơ quan thuế |
| Ngày 8-12 | Đăng ký hóa đơn điện tử + nhận tài khoản phần mềm miễn phí |
| Ngày 13-20 | Tham gia lớp tập huấn kế toán hộ kinh doanh tại Chi cục Thuế |
| Ngày 21-25 | In sổ sách, nhập dữ liệu từ 01/01/2025 (hoặc từ ngày chuyển đổi) |
| Ngày 26-30 | Nộp tờ khai thuế GTGT & TNCN tháng/quý đầu tiên |
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi