Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Quy định và hướng dẫn sử dụng

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập để xác nhận số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã được khấu trừ từ khoản thu nhập trả cho cá nhân. Đây là căn cứ quan trọng để người lao động, cộng tác viên hoặc cá nhân có thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN, đặc biệt trong trường hợp có nhiều nguồn thu nhập hoặc cần tự quyết toán với cơ quan thuế.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Hiểu đơn giản, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ hoặc chứng từ điện tử xác nhận rằng một khoản thuế TNCN đã được tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ trước khi trả tiền cho người nhận thu nhập.

Ví dụ, một doanh nghiệp thuê cá nhân thực hiện dịch vụ và thuộc trường hợp phải khấu trừ thuế TNCN. Khi thanh toán, doanh nghiệp khấu trừ phần thuế theo quy định rồi trả phần thu nhập còn lại cho cá nhân.

Chứng từ khấu trừ được lập để thể hiện thông tin về:

• Đơn vị hoặc cá nhân trả thu nhập;
• Cá nhân nhận thu nhập;
• Khoản thu nhập;
• Thu nhập chịu thuế;
• Số thuế TNCN đã khấu trừ;
• Thời điểm lập chứng từ;
• Các thông tin cần thiết khác theo quy định.

Chứng từ này giúp người nhận thu nhập có cơ sở chứng minh số thuế đã được khấu trừ tại nguồn.

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có vai trò quan trọng đối với cả người trả và người nhận thu nhập.

Đối với cá nhân nhận thu nhập

Chứng từ là căn cứ để cá nhân:

• Xác định số thuế TNCN đã bị khấu trừ;
• Đối chiếu thu nhập trong năm;
• Thực hiện quyết toán thuế TNCN khi thuộc diện phải quyết toán;
• Đề nghị hoàn thuế nếu đáp ứng điều kiện;
• Cung cấp hồ sơ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Đặc biệt, chứng từ có ý nghĩa khi cá nhân làm việc cho nhiều đơn vị, nghỉ việc giữa năm, nhận thu nhập vãng lai hoặc có nhiều nguồn thu nhập.

Kho từ khóa chuyên ngành cũng ghi nhận các nhu cầu liên quan như “quyết toán thuế TNCN cho người làm 2 công ty trong 1 năm”, “quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập vãng lai” và “cá nhân có nhiều nguồn thu nhập”.

Đối với tổ chức trả thu nhập

Chứng từ giúp doanh nghiệp chứng minh việc đã thực hiện khấu trừ thuế TNCN từ người nhận thu nhập và cung cấp chứng từ cho cá nhân theo quy định.

Đây cũng là một phần trong hệ thống hồ sơ phục vụ quản lý thuế và quyết toán thuế của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Khi nào phải khấu trừ thuế TNCN?

Không phải mọi khoản thanh toán cho cá nhân đều phải khấu trừ thuế TNCN.

Doanh nghiệp cần xác định:

• Người nhận tiền là cá nhân cư trú hay không cư trú.
• Loại thu nhập phát sinh.
• Quan hệ giữa hai bên.
• Hình thức hợp đồng.
• Mức thu nhập.
• Có thuộc trường hợp phải khấu trừ tại nguồn hay không.
• Có thuộc trường hợp được miễn hoặc không phải khấu trừ theo quy định hay không.

Ví dụ, đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới thời hạn nhất định, nếu khoản chi trả đạt mức theo quy định thì tổ chức trả thu nhập có thể phải khấu trừ thuế trước khi thanh toán.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng một tỷ lệ khấu trừ cho tất cả các trường hợp.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử E-invoice: Giải pháp giúp hộ kinh doanh chủ động trước quy định mới.

4. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Cùng với quá trình chuyển đổi số, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến.

Chứng từ điện tử giúp doanh nghiệp:

• Lập chứng từ nhanh;
• Hạn chế sử dụng giấy;
• Dễ lưu trữ;
• Dễ tra cứu;
• Thuận tiện cung cấp cho người nhận thu nhập;
• Hỗ trợ quản lý dữ liệu tập trung.

Khi sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần bảo đảm chứng từ được lập theo đúng quy định về nội dung, định dạng, thời điểm và phương thức quản lý dữ liệu.

Việc chuyển sang chứng từ điện tử cũng giúp doanh nghiệp đồng bộ quy trình tính thu nhập → khấu trừ thuế → lập chứng từ → cung cấp cho cá nhân → kê khai, quyết toán.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế cần thể hiện các thông tin theo quy định. Về cơ bản, có thể chia thành các nhóm sau:

Thông tin tổ chức, cá nhân trả thu nhập

• Tên tổ chức/cá nhân;
• Mã số thuế;
• Địa chỉ;
• Thông tin liên hệ theo mẫu áp dụng.

Thông tin cá nhân nhận thu nhập

• Họ tên;
• Mã số thuế nếu có;
• Số giấy tờ tùy thân theo trường hợp cần thể hiện;
• Thông tin liên quan khác.

Thông tin về thu nhập và thuế

• Khoản thu nhập;
• Tổng thu nhập chịu thuế;
• Số thuế TNCN đã khấu trừ;
• Thời gian phát sinh thu nhập;
• Các thông tin cần thiết khác.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác thông tin cá nhân trước khi lập chứng từ để tránh sai lệch khi người nhận sử dụng chứng từ để quyết toán thuế.

>> Tham khảo: Chữ ký số là gì? Hướng dẫn sử dụng chữ ký số từ A-Z.

6. Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế?

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện việc cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân theo trường hợp và thời điểm pháp luật quy định.

Đặc biệt, khi cá nhân tự quyết toán thuế và cần chứng minh số thuế đã khấu trừ, chứng từ khấu trừ là tài liệu quan trọng.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp với trường hợp cá nhân tự quyết toán.

Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán trong điều kiện đáp ứng quy định, việc quản lý chứng từ sẽ có cách thức khác so với cá nhân tự thực hiện quyết toán.

7. Có phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mọi người lao động?

Không nên hiểu rằng mọi người lao động đều mặc nhiên phải được cấp một chứng từ khấu trừ riêng trong mọi trường hợp.

Việc cấp chứng từ gắn với việc khấu trừ thuế và yêu cầu, trường hợp sử dụng chứng từ của cá nhân theo quy định.

Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng, thời điểm và hình thức cấp chứng từ.

Đồng thời, cần lưu ý rằng chứng từ khấu trừ thuế TNCN không phải là hóa đơn. Đây là hai loại chứng từ phục vụ những mục đích khác nhau.

8. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thay thế tờ khai quyết toán thuế không?

Không.

Chứng từ khấu trừ thuế chỉ xác nhận số thuế đã được khấu trừ từ thu nhập của cá nhân.

Trong khi đó, tờ khai quyết toán thuế TNCN là hồ sơ được sử dụng để xác định nghĩa vụ thuế cuối cùng của cá nhân hoặc tổ chức theo quy định.

Có thể hình dung:

Thu nhập phát sinh → Khấu trừ thuế → Cấp chứng từ khấu trừ → Tổng hợp thu nhập → Quyết toán thuế.

Do đó, người có chứng từ khấu trừ thuế vẫn có thể phải thực hiện quyết toán thuế nếu thuộc trường hợp phải quyết toán.

9. Ví dụ về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Giả sử anh A thực hiện công việc theo hợp đồng dịch vụ cho Công ty X. Trong trường hợp khoản thanh toán thuộc diện phải khấu trừ thuế, Công ty X thực hiện khấu trừ thuế trước khi trả tiền.

Sau khi khấu trừ, Công ty X lập chứng từ xác nhận:

• Tổng thu nhập chịu thuế;
• Số thuế TNCN đã khấu trừ;
• Thông tin Công ty X;
• Thông tin anh A;
• Thời điểm và các nội dung khác theo mẫu.

Khi anh A tổng hợp các nguồn thu nhập trong năm để quyết toán thuế, chứng từ này là căn cứ để xác định phần thuế đã nộp thông qua khấu trừ tại nguồn.

>> Tham khảo: Các khoản trợ cấp, phụ cấp theo lương không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo quy định mới nhất.

10. Những sai sót thường gặp

Doanh nghiệp cần hạn chế các lỗi sau:

• Sai thông tin cá nhân: Họ tên, mã số thuế hoặc giấy tờ tùy thân không chính xác.
• Sai số tiền thu nhập: Không đối chiếu chứng từ thanh toán và bảng tính thu nhập.
• Sai số thuế đã khấu trừ: Số thuế trên chứng từ không khớp với số đã kê khai.
• Cấp chứng từ không đúng thời điểm: Có thể gây khó khăn cho cá nhân khi quyết toán.
• Nhầm chứng từ khấu trừ với hóa đơn: Hai loại chứng từ có chức năng hoàn toàn khác nhau.
• Không lưu trữ dữ liệu: Doanh nghiệp cần có phương án lưu trữ chứng từ điện tử và hồ sơ liên quan theo quy định.

11. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng chứng từ điện tử?

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình:

• Bước 1: Xác định khoản thu nhập và nghĩa vụ khấu trừ.
• Bước 2: Tính chính xác số thuế phải khấu trừ.
• Bước 3: Kiểm tra thông tin người nhận thu nhập.
• Bước 4: Lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Bước 5: Kiểm tra nội dung trước khi phát hành.
• Bước 6: Cung cấp chứng từ cho cá nhân theo quy định.
• Bước 7: Lưu trữ và quản lý dữ liệu chứng từ.

Đối với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn người lao động, việc sử dụng giải pháp điện tử sẽ giúp giảm đáng kể khối lượng thao tác thủ công.

Kết luận

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã được tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ từ khoản tiền trả cho cá nhân. Chứng từ đặc biệt hữu ích khi người nhận thu nhập cần tự quyết toán thuế, đối chiếu số thuế đã nộp hoặc thực hiện thủ tục hoàn thuế.

Đối với doanh nghiệp, việc lập và quản lý chứng từ cần được thực hiện đồng bộ với quy trình tính lương, khấu trừ thuế, kê khai và quyết toán TNCN. Khi chuyển sang hình thức điện tử, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến thông tin người nhận, số thuế khấu trừ, thời điểm lập, phương thức cấp và lưu trữ chứng từ.

Các quy định về thuế TNCN và chứng từ khấu trừ có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Do đó, trước khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp cần đối chiếu Luật Thuế TNCN, quy định về quản lý thuế, hóa đơn – chứng từ và các văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ.

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/