Chứng từ kế toán tại Việt Nam năm 2026

Chứng từ kế toán là nền tảng của hệ thống kế toán, là tài liệu ghi nhận mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị. Từ ngày 01/01/2026, chứng từ kế toán được điều chỉnh theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (ban hành ngày 27/10/2025, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC), áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. Thông tư này hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, tăng quyền tự chủ, đơn giản hóa một số quy định ký chứng từ, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, phù hợp chuyển đổi số và Luật Kế toán 2015. Bài viết tổng hợp quy định hiện hành về chứng từ kế toán, bao gồm định nghĩa, nguyên tắc, nội dung bắt buộc, lập ký lưu trữ, danh mục mẫu và lưu ý cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

1. Định nghĩa và vai trò của chứng từ kế toán

Theo Điều 16 Luật Kế toán 2015 (văn bản hợp nhất 25/VBHN-VPQH 2025), chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã hoàn thành hoặc đang thực hiện, làm cơ sở để ghi sổ kế toán.

Vai trò chính:

Ghi nhận kịp thời, trung thực các giao dịch.
Cơ sở hạch toán, lập báo cáo tài chính.
Chứng minh tính hợp pháp khi kiểm tra thuế, thanh tra.
Hỗ trợ quản lý nội bộ, kiểm soát tài sản, nguồn vốn.

Từ 2026, chứng từ kế toán phải tuân thủ Luật Kế toán, Thông tư 99/2025 và các văn bản liên quan (như Nghị định 123 về hóa đơn điện tử).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Nguyên tắc lập và xử lý chứng từ kế toán

Theo Điều 8 và Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC:

Lập một lần duy nhất cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Đầy đủ, chính xác, kịp thời theo mẫu quy định hoặc tự thiết kế (nếu chưa có mẫu).
Không sửa chữa, tẩy xóa, viết tắt; sử dụng bút mực không phai.
Chữ số, chữ viết liên tục; khoảng trống gạch chéo để tránh bổ sung trái phép.
Ký chứng từ theo chức danh (người lập, kế toán trưởng, người đại diện đơn vị); chữ ký bằng mực không phai.
Đơn giản hóa: Không quy định chi tiết cứng nhắc về loại mực, hình thức ký như trước, mà tuân thủ Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn.
Nếu chứng từ thuộc pháp luật khác (hóa đơn điện tử, chứng từ ngân hàng), phải tuân thủ quy định đó.

Doanh nghiệp tự thiết kế/sửa đổi mẫu phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán về nội dung thay đổi, đảm bảo phản ánh đầy đủ, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát (theo Điều 9 Thông tư 99).

>> Tham khảo: Kể từ 1/1/2026, hộ kinh doanh nhỏ lẻ sẽ đóng thuế theo cách nào?

3. Nội dung bắt buộc trên chứng từ kế toán

Theo Điều 16 Luật Kế toán (sửa đổi bổ sung):

Tên và số hiệu chứng từ.
Ngày, tháng, năm lập.
Tên, địa chỉ cơ quan/tổ chức/cá nhân lập (tên, địa chỉ người nhận không bắt buộc nếu bán lẻ theo quy định mới từ 2025).
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng số); tổng tiền thu/chi ghi bằng số và chữ.
Chữ ký của người lập, người duyệt, người thực hiện.
Các nội dung khác theo quy định pháp luật.

Từ 2026, chứng từ điện tử được công nhận rộng rãi, xác nhận bằng chữ ký số hoặc phương tiện điện tử theo Luật Giao dịch điện tử.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán từ 01/01/2026

Thông tư 99/2025/TT-BTC ban hành Phụ lục I với danh mục và biểu mẫu mới (thống nhất cho tất cả đơn vị kế toán). Doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu hướng dẫn hoặc tự thiết kế.

Một số loại chứng từ phổ biến:

Phiếu thu, phiếu chi.
Giấy báo nợ, báo có ngân hàng.
Bảng lương, bảng chấm công.
Phiếu nhập kho, xuất kho.
Hóa đơn GTGT (kết nối với HĐĐT theo Nghị định 123).
Biên bản kiểm kê tài sản.

Số lượng mẫu được tinh gọn hơn so với Thông tư 200 (giảm một số mẫu không còn phù hợp). Phần mềm kế toán tự động cập nhật mẫu theo Thông tư 99.

>> Tham khảo: Kinh doanh online cần nộp những loại thuế nào?

5. Lập, ký, kiểm soát và lưu trữ chứng từ

Lập: Ngay khi nghiệp vụ hoàn thành hoặc theo tiến độ (ví dụ: hóa đơn khi giao hàng).
Ký: Đủ chữ ký theo chức danh; chữ ký điện tử cho chứng từ điện tử.
Kiểm soát: Kiểm tra nội dung trước khi ghi sổ, đảm bảo hợp lệ.
Lưu trữ: Ít nhất 10 năm (điện tử hoặc giấy); đảm bảo toàn vẹn, dễ truy xuất.
Đối với hộ kinh doanh (theo Thông tư 152/2025/TT-BTC): Lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan doanh thu; sử dụng sổ doanh thu, sổ chi tiết hàng hóa… (điện tử hoặc giấy).

6. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh năm 2026

Cập nhật phần mềm kế toán ngay để áp dụng mẫu mới (tự động từ 01/01/2026).
Kết nối với hóa đơn điện tử (HĐĐT): Chứng từ kế toán phải liên kết với HĐĐT MTT nếu doanh thu ≥ 1 tỷ (bán lẻ trực tiếp).
Xử lý sai sót: Lập biên bản điều chỉnh, không tẩy xóa.
Phạt vi phạm: Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực 16/01/2026), giảm nhẹ một số mức phạt nhưng nghiêm với thiếu chứng từ.
Lợi ích chuyển đổi: Tăng tự chủ thiết kế mẫu, hỗ trợ số hóa, giảm chi phí in ấn/lưu trữ.

Chứng từ kế toán năm 2026 không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ quản lý hiệu quả. Với Thông tư 99/2025, doanh nghiệp được linh hoạt hơn, phù hợp chuyển đổi số. Doanh nghiệp/hộ kinh doanh nên kiểm tra Quy chế nội bộ, cập nhật phần mềm và liên hệ Chi cục Thuế nếu cần hỗ trợ.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử có mã bắt buộc với đối tượng nào?

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/

Thông tin hóa đơn điện tử