Phát hành hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là việc tạo và gửi hóa đơn dưới dạng số mà còn liên quan đến việc kết nối với cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính. Từ ngày 01/07/2025, việc phát hành hóa đơn điện tử được tự động hóa thông qua các hệ thống như Einvoice, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Bài viết này sẽ phân tích quy trình, lợi ích, thách thức và triển vọng của việc phát hành hóa đơn điện tử tại Việt Nam.
1. Tầm quan trọng của phát hành hóa đơn điện tử
Phát hành hóa đơn điện tử mang lại nhiều giá trị thiết thực, không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho cơ quan quản lý và khách hàng:
- Tuân thủ pháp luật: Hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc từ 01/07/2022, được củng cố thêm bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc phát hành đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt từ 2-10 triệu đồng.
- Tăng cường minh bạch: Hóa đơn được truyền trực tiếp đến Tổng cục Thuế, đảm bảo mọi giao dịch được ghi nhận, giảm nguy cơ gian lận thuế.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian: So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử giảm 80-90% chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ. Khách hàng nhận hóa đơn tức thời qua email hoặc ứng dụng.
- Hỗ trợ quản lý: Dữ liệu từ hóa đơn điện tử được tích hợp vào phần mềm kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí và lập báo cáo thuế dễ dàng.
- Bảo vệ môi trường: Việc phát hành hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy góp phần vào mục tiêu giảm sử dụng giấy và phát triển kinh tế bền vững.
>> Tham khảo: Ngừng cấp mã hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp khi nào?
2. Quy định pháp luật về phát hành hóa đơn điện tử
Phát hành hóa đơn điện tử tại Việt Nam được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh lớn (doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm). Hóa đơn phải được phát hành qua hệ thống kết nối với Tổng cục Thuế.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về định dạng, nội dung, và quy trình phát hành hóa đơn điện tử. Hóa đơn có thể có mã hoặc không mã, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp.
- Cơ chế tự động hóa: Từ 01/07/2025, hệ thống Cổng thông tin hóa đơn điện tử (hoadondientu.gdt.gov.vn) hỗ trợ phát hành và cấp mã tự động, giảm thủ tục hành chính.
- Xử lý sai sót: Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà không cần hủy, theo quy định mới từ 01/06/2025, giúp tiết kiệm thời gian.
- Mức phạt vi phạm: Không phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định hoặc sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể bị phạt từ 2-10 triệu đồng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
3. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử được thiết kế đơn giản, đặc biệt khi sử dụng các giải pháp như Einvoice. Các bước cơ bản bao gồm:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử, cung cấp thông tin như mã số thuế, loại hình hóa đơn (có mã/không mã).
- Tích hợp phần mềm: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (như Einvoice) để kết nối với hệ thống thuế. Phần mềm hỗ trợ tạo hóa đơn, ký số và truyền dữ liệu.
- Lập hóa đơn: Nhập thông tin giao dịch (tên, địa chỉ, mã số thuế, chi tiết hàng hóa/dịch vụ). Hóa đơn có mã sẽ được gửi đến Tổng cục Thuế để cấp mã trước khi phát hành.
- Phát hành và gửi hóa đơn: Sau khi ký số, hóa đơn được gửi đến khách hàng qua email, ứng dụng, hoặc in thành bản giấy (nếu cần). Dữ liệu đồng thời được truyền đến cơ quan thuế.
- Lưu trữ và tra cứu: Hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hoặc Tổng cục Thuế trong 10 năm, với mã tra cứu để kiểm tra bất kỳ lúc nào.
>> Tham khảo: ThaisonSoft được Cục Thuế lựa chọn hỗ trợ hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
4. Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, đặc biệt với các quy định pháp luật mới về hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, giải pháp Einvoice do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) phát triển đã nổi lên như một công cụ hàng đầu hỗ trợ doanh nghiệp.
Giải pháp hóa đơn điện tử Thái Sơn E-invoice là phần mềm do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) phát triển, được Tổng cục Thuế chứng nhận và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành như Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Với hơn 23 năm kinh nghiệm, công ty đã triển khai thành công cho hơn 100.000 doanh nghiệp, đặc biệt phổ biến trong khối doanh nghiệp FDI (Foreign Direct Investment) như Honda, Samsung, Toyota, Lotte, Aeonmall, Grab và Coca Cola. Giải pháp này giúp doanh nghiệp dễ dàng lập, ký số, gửi và quản lý hóa đơn điện tử, giảm chi phí in ấn, thời gian xử lý và tăng tính cạnh tranh.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4.1. Tính năng chính
Giải pháp E-invoice cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Lập và ký hóa đơn: Hỗ trợ các mẫu hóa đơn chuẩn như 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ. Cho phép ký số đơn lẻ hoặc hàng loạt, tích hợp chữ ký số trên nhiều máy tính chỉ với một chứng thư số.
- Gửi và nhận hóa đơn: Gửi trực tiếp qua email, SMS hoặc cổng thông tin điện tử; hỗ trợ chuyển đổi sang hóa đơn giấy nếu cần (với chữ ký và dấu của người bán).
- Tích hợp hệ thống: Kết nối linh hoạt với ERP, CRM, SAP, phần mềm kế toán (như Misa, Fast), máy tính tiền (như PosApp) và các hệ thống bán hàng. Hỗ trợ xuất hóa đơn tự động từ dữ liệu bán hàng.
- Xử lý sai sót và báo cáo: Tạo thông báo sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT), bảng tổng hợp dữ liệu gửi cơ quan thuế; báo cáo thống kê phục vụ kê khai thuế.
- Lưu trữ và bảo mật: Lưu trữ dữ liệu an toàn với công nghệ Blockchain và điện toán đám mây, đáp ứng thời hạn yêu cầu của Tổng cục Thuế (ít nhất 10 năm).
- Hỗ trợ đặc thù: Xử lý hóa đơn cho hàng hóa đặc trưng (xe ô tô, vận chuyển, TMĐT); thêm thông tin người mua như CCCD, hộ chiếu, mã đơn vị ngân sách.
Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng trên web và desktop, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?
4.2. Lợi ích
- Tiết kiệm chi phí: Giảm 80-90% chi phí in ấn, vận chuyển so với hóa đơn giấy.
- Tăng hiệu quả: Tự động hóa quy trình, giảm thời gian lập hóa đơn từ giờ xuống phút; hỗ trợ làm việc từ xa.
- Tuân thủ pháp lý: Đảm bảo tính pháp lý với chữ ký điện tử, mã cơ quan thuế và đường truyền an toàn.
- Hỗ trợ chuyên nghiệp: 5 trung tâm hỗ trợ 24/7 toàn quốc, tư vấn triển khai miễn phí, đào tạo sử dụng. Khách hàng nhận hướng dẫn chi tiết qua email khi gửi hóa đơn.
- Ưu đãi: Giá cạnh tranh (báo giá chi tiết tùy gói, liên hệ nhà cung cấp); miễn phí triển khai ban đầu cho một số gói.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi