Cơ quan thuế có quyền ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong một số trường hợp vi phạm, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Năm 2025, Tổng cục Thuế báo cáo hơn 45.000 doanh nghiệp bị ngừng cấp mã, với thời gian kéo dài từ 3 đến 12 tháng. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các trường hợp dẫn đến ngừng cấp mã hóa đơn điện tử, hậu quả, quy trình xử lý và các biện pháp phòng tránh, giúp doanh nghiệp duy trì tuân thủ và tránh rủi ro.
1. Cơ sở pháp lý về ngừng cấp mã hóa đơn điện tử
Quy định về ngừng cấp mã hóa đơn điện tử được nêu rõ trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Theo đó, cơ quan thuế có thể tạm ngừng cấp mã hóa đơn điện tử để đảm bảo tính minh bạch, chống thất thu thuế và xử lý các hành vi vi phạm.
Mã hóa đơn điện tử là chuỗi ký tự do cơ quan thuế cấp để xác thực hóa đơn, áp dụng chủ yếu cho doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế hoặc thuộc ngành bán lẻ sử dụng máy tính tiền.
Việc ngừng cấp mã được thực hiện thông qua thông báo chính thức (Mẫu 04/ĐTĐT) và có thể kéo dài tối đa 12 tháng, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.
Quy trình này được số hóa hoàn toàn qua cổng thuedientu.gdt.gov.vn, với hơn 90% trường hợp được phát hiện tự động nhờ công nghệ AI.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập hóa đơn xuất nhập khẩu.
2. Các trường hợp dẫn đến ngừng cấp mã hóa đơn điện tử
Dưới đây là các trường hợp phổ biến dẫn đến việc cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử, dựa trên quy định năm 2025:
a. Nợ thuế quá hạn
- Mô tả: Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc các loại thuế khác quá 90 ngày kể từ hạn nộp.
- Mức độ: Nợ từ 50 triệu đồng trở lên hoặc tái phạm nhiều lần.
- Hậu quả: Ngừng cấp mã trong 3-6 tháng, kèm phạt chậm nộp 0.03%/ngày (Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
b. Vi phạm kê khai thuế
- Mô tả: Kê khai sai lệch, không nộp tờ khai thuế hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ (thiếu thông tin bắt buộc, sai mã số thuế).
- Mức độ: Sai sót trên 10% tổng số hóa đơn hoặc liên quan đến giao dịch trên 500 triệu đồng.
- Hậu quả: Ngừng cấp mã 6-12 tháng, phạt 5-20 triệu đồng (Điều 26 Nghị định 125/2020).
- Ví dụ: Doanh nghiệp kê khai thiếu 50 hóa đơn trong quý dẫn đến bị ngừng cấp mã từ tháng 4/2025.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
c. Không kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
- Mô tả: HĐĐT phải truyền dữ liệu thời gian thực đến Tổng cục Thuế. Không kết nối hoặc gián đoạn quá 3 ngày liên tiếp là vi phạm.
- Mức độ: Áp dụng đặc biệt cho doanh nghiệp bán lẻ sử dụng máy tính tiền (Nghị định 70/2025).
- Hậu quả: Ngừng cấp mã 3-6 tháng, phạt 20-50 triệu đồng.
- Ví dụ: Một cửa hàng bán lẻ không tích hợp máy tính tiền với hóa đơn điện tử bị ngừng cấp mã từ tháng 5/2025.
d. Sử dụng hóa đơn điện tử sai mục đích
- Mô tả: Lập hóa đơn khống, giả mạo hoặc dùng hóa đơn điện tử để hợp thức hóa chi phí không hợp lệ.
- Mức độ: Vi phạm nghiêm trọng, đặc biệt nếu giá trị hóa đơn khống trên 100 triệu đồng.
- Hậu quả: Ngừng cấp mã 12 tháng, phạt 50-100 triệu đồng, có thể truy cứu hình sự (Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015).
- Ví dụ: Doanh nghiệp lập 10 hóa đơn khống trị giá 1 tỷ đồng bị ngừng cấp mã và đối mặt xử lý hình sự.
e. Doanh nghiệp bỏ trốn hoặc giải thể
- Mô tả: Doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc giải thể nhưng chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế.
- Mức độ: Tự động ngừng cấp mã khi cơ quan thuế xác minh qua kiểm tra thực tế.
- Hậu quả: Ngừng cấp mã vĩnh viễn cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ thuế.
- Ví dụ: Một công ty ngừng hoạt động từ tháng 1/2025 nhưng còn nợ thuế 200 triệu đồng sẽ bị thu hồi mã hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Quy định xử lý vi phạm đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử.
3. Hậu quả của việc bị ngừng cấp mã hóa đơn điện tử
Việc ngừng cấp mã hóa đơn điện tử gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng:
- Gián đoạn kinh doanh: Doanh nghiệp không thể phát hành hóa đơn điện tử, khiến đối tác không nhận hóa đơn hợp lệ, dẫn đến mất hợp đồng.
- Phạt bổ sung: Ngoài ngừng cấp mã, doanh nghiệp phải nộp phạt từ 3-100 triệu đồng, tùy hành vi.
- Truy thu thuế: Số thuế thiếu hụt bị truy thu, kèm lãi chậm nộp 0.03%/ngày.
- Mất uy tín: Doanh nghiệp bị liệt vào danh sách rủi ro cao trên cổng Tổng cục Thuế, ảnh hưởng đến quan hệ với ngân hàng và đối tác.
- Hình sự hóa: Vi phạm nghiêm trọng (hóa đơn khống) có thể dẫn đến án tù 6 tháng đến 7 năm.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Quy trình xử lý khi bị ngừng cấp mã
Khi bị ngừng cấp mã, doanh nghiệp nhận thông báo qua eTax theo quy trình:
- Thông báo ngừng cấp mã: Cơ quan thuế gửi Mẫu 04/ĐTĐT, nêu lý do và thời gian ngừng (3-12 tháng).
- Khắc phục vi phạm: Doanh nghiệp thanh toán nợ thuế, bổ sung tờ khai hoặc sửa dữ liệu hóa đơn điện tử trong 5-10 ngày.
- Nộp báo cáo khắc phục: Gửi báo cáo qua eTax, kèm tài liệu chứng minh (biên lai nộp thuế, hóa đơn điều chỉnh).
- Đăng ký lại mã: Sau khi khắc phục, nộp đơn đề nghị cấp lại mã qua cổng eTax. Thời gian xử lý: 1-3 ngày.
- Kiểm tra định kỳ: Cơ quan thuế giám sát doanh nghiệp trong 6 tháng sau khi cấp lại mã.
Doanh nghiệp có quyền khiếu nại trong 30 ngày nếu cho rằng quyết định ngừng cấp mã không hợp lý, theo Luật Khiếu nại 2011.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi