Hướng dẫn sử dụng chữ ký điện tử đúng quy định

Chữ ký điện tử là một dạng chữ ký số được sử dụng để xác thực danh tính và đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của các giao dịch điện tử. Tại Việt Nam, chữ ký điện tử được quy định bởi Luật Giao dịch điện tử 2005, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, và các văn bản mới như Nghị định 117/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2025). Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động như kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, ký hợp đồng trực tuyến, và nộp hồ sơ hành chính công. Với sự phát triển của chuyển đổi số, chữ ký điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu, đặc biệt khi tích hợp với các hệ thống như eTax hay phần mềm hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Ngừng cấp mã hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp khi nào?

1. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là một dạng dữ liệu điện tử được tạo ra bằng cách sử dụng khóa bí mật (private key) và chứng thư số (digital certificate) do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) cấp. Chữ ký điện tử đảm bảo:

• Xác thực danh tính: Chứng minh người ký là chủ thể hợp pháp.
• Bảo mật: Mã hóa dữ liệu để ngăn chặn truy cập trái phép.
• Toàn vẹn: Đảm bảo tài liệu không bị thay đổi sau khi ký.
• Pháp lý: Được công nhận theo Luật Giao dịch điện tử 2005.

Chữ ký điện tử thường được lưu trữ trên USB token (thiết bị phần cứng) hoặc hệ thống đám mây (cloud-based), và được cung cấp bởi các CA uy tín như Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, hoặc Thái Sơn CA.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Lợi ích của chữ ký điện tử

• Tiện lợi: Ký tài liệu điện tử (hóa đơn, hợp đồng, tờ khai thuế) mà không cần in ấn.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí đi lại, giấy tờ, và lưu trữ.
• Bảo mật cao: Công nghệ mã hóa đảm bảo an toàn dữ liệu.
• Hỗ trợ chuyển đổi số: Tích hợp với eTax, phần mềm hóa đơn điện tử như Thái Sơn E-invoice, hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Pháp lý đảm bảo: Có giá trị tương đương chữ ký tay trong giao dịch với cơ quan nhà nước và đối tác.

>> Tham khảo: Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn hộ kinh doanh đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.

3. Ứng dụng của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực:

• Kê khai thuế điện tử: Ký số trên tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN qua eTax hoặc iHTKK.
• Hóa đơn điện tử: Ký trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng để đảm bảo tính hợp lệ.
• Hành chính công: Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, cấp phép qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Thương mại điện tử: Ký hợp đồng điện tử trên các nền tảng như VNPT eContract, hoặc xác nhận giao dịch trên Shopee, Lazada.
• Ngân hàng: Xác thực giao dịch chuyển khoản, thanh toán trực tuyến.
• Doanh nghiệp nội bộ: Ký số trên biên bản họp, quyết định, hoặc báo cáo.

Ví dụ, một doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử từ Viettel-CA để ký hóa đơn điện tử trên phần mềm Thái Sơn E-invoice, sau đó nộp tờ khai thuế qua eTax, tất cả đều thực hiện trực tuyến.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Quy trình đăng ký và sử dụng chữ ký điện tử

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp CA

• Chọn tổ chức CA được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, như:
  • Thái Sơn CA (Hotline: 1900 636 075).
  • Viettel-CA (Hotline: 1800 8000).
  • VNPT-CA (Hotline: 1800 1260).
  • FPT-CA (Hotline: 1900 6619).
• So sánh các gói dịch vụ: thời hạn (1-3 năm), chi phí (1-3 triệu VNĐ), và hỗ trợ kỹ thuật.

>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn; Hóa đơn VAT.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

• Doanh nghiệp:
  • Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh.
  • Bản sao CMND/CCCD của người đại diện pháp luật.
  • Đơn đăng ký chữ ký số (mẫu của CA).
• Cá nhân:
  • Bản sao CMND/CCCD.
  • Đơn đăng ký chữ ký số.
• Nộp hồ sơ trực tiếp tại văn phòng CA hoặc qua cổng thông tin trực tuyến.

Bước 3: Nhận chứng thư số và thiết bị

• Sau khi hồ sơ được phê duyệt (1-3 ngày), CA cấp:
  • Chứng thư số (tệp chứa thông tin xác thực và khóa công khai).
  • USB token hoặc tài khoản chữ ký số đám mây.
• Nhận hướng dẫn cài đặt và mã PIN từ CA.

Bước 4: Cài đặt và sử dụng chữ ký điện tử

• Cài đặt phần mềm:
  • Tải phần mềm quản lý chữ ký số từ CA (Viettel-CA Token Manager, VNPT-CA Signing).
  • Cài đặt driver USB token nếu sử dụng token phần cứng.
• Cấu hình:
  • Cắm USB token hoặc đăng nhập tài khoản chữ ký số đám mây.
  • Cấu hình trên trình duyệt (Chrome, Firefox) hoặc phần mềm như eTax, Thái Sơn E-invoice.
• Ký số:
  • Mở phần mềm (eTax, Thái Sơn E-invoice), chọn chứng thư số, nhập mã PIN.
  • Ký trên tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, hoặc hợp đồng.
• Kiểm tra: Thử ký trên tài liệu mẫu để đảm bảo hoạt động đúng.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Bước 5: Gia hạn và xử lý sự cố

• Gia hạn: Liên hệ CA trước khi chứng thư hết hạn (1-3 năm), nộp đơn và thanh toán phí.
• Xử lý sự cố: Nếu mất token hoặc lỗi ký số, liên hệ CA để khóa chứng thư hoặc cấp lại.

5. Quy định mới nhất năm 2025

• Tăng cường chữ ký số trong TMĐT: Nghị định 117/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2025) yêu cầu sàn TMĐT tích hợp chữ ký số để xác thực giao dịch và nộp thuế thay.
• Chứng từ khấu trừ thuế: Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2025) yêu cầu chứng từ thuế TNCN ghi rõ khoản BHXH, BHYT, tích hợp chữ ký số.
• Tạm hoãn xuất cảnh: Nợ thuế từ 1 triệu VNĐ có thể bị cấm xuất cảnh (Nghị định 49/2025/NĐ-CP, hiệu lực 28/02/2025).
• Chữ ký số đám mây: Nhiều CA như Viettel-CA, VNPT-CA cung cấp giải pháp chữ ký số đám mây, không cần USB token, từ 2025.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

6. Lưu ý khi sử dụng chữ ký điện tử

• Bảo mật mã PIN: Không chia sẻ mã PIN để tránh lạm dụng.
• Lưu trữ an toàn: Giữ USB token ở nơi an toàn, hoặc sử dụng chữ ký số đám mây để giảm rủi ro mất mát.
• Chọn CA uy tín: Chỉ sử dụng dịch vụ từ CA được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
• Cập nhật phần mềm: Sử dụng phiên bản mới nhất của phần mềm CA để tương thích với eTax, hóa đơn điện tử.
• Kiểm tra thời hạn: Gia hạn chứng thư số trước khi hết hạn để tránh gián đoạn.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Liên hệ hotline CA (ví dụ: Thái Sơn 1900 636 075) khi gặp lỗi.

Ứng dụng thực tiễn:

• Doanh nghiệp lớn: Tích hợp chữ ký điện tử vào ERP để ký hóa đơn, báo cáo thuế (ví dụ: VinGroup, Samsung).
• Doanh nghiệp nhỏ: Sử dụng Thái Sơn E-invoice với chữ ký số để phát hành hóa đơn và nộp tờ khai.
• Cá nhân kinh doanh: Ký hợp đồng, xác nhận giao dịch trên sàn TMĐT như Shopee, Lazada.
• Hành chính công: Nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia với chữ ký số.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/