Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc sử dụng HĐĐT là bắt buộc từ ngày 1/6/2025 đối với nhiều lĩnh vực như bán lẻ, dịch vụ ăn uống. Phần mềm E-Invoice Thái Sơn, do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (THAISONSOFT) phát triển, là một trong những giải pháp hàng đầu, được hơn 100.000 doanh nghiệp tin dùng nhờ giao diện thân thiện, tích hợp dễ dàng với các hệ thống ERP, SAP và máy tính tiền.
E-Invoice không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn (giảm 80-90% so với hóa đơn giấy) mà còn đảm bảo minh bạch, giảm sai sót và tuân thủ pháp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập HĐĐT trên E-Invoice, từ chuẩn bị đến xuất hóa đơn, dành cho người mới bắt đầu. Với các bước đơn giản, bạn có thể hoàn thành quy trình chỉ trong vài phút. Hãy chuẩn bị chữ ký số (USB Token) và tài khoản đăng ký để bắt đầu.
>> Tham khảo: Hồ sơ kê khai thuế nhập khẩu.
1. Chuẩn bị và đăng ký tài khoản
Trước khi lập hóa đơn, bạn cần thiết lập tài khoản và thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp.
Bước 1: Đăng ký tài khoản
- Truy cập trang chính thức: https://einvoice.com.vn hoặc https://einvoice.vn.
- Chọn “Đăng ký” nếu bạn chưa có tài khoản. Điền thông tin doanh nghiệp: Mã số thuế (MST), tên công ty, email, số điện thoại. Hệ thống sẽ gửi email xác nhận với tên đăng nhập và mật khẩu tạm thời.
- Nếu là doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần nộp hồ sơ thông báo phát hành theo mẫu 01/TB-ĐT (Thông báo phát hành hóa đơn điện tử) lên Chi cục Thuế địa phương. E-Invoice hỗ trợ tải mẫu trực tiếp từ phần mềm.
Bước 2: Đăng nhập và thiết lập ban đầu
- Sử dụng MST làm tên đăng nhập, nhập mật khẩu và nhấn “Đăng nhập”. Lần đầu, hệ thống yêu cầu đổi mật khẩu để tăng bảo mật (mật khẩu phải có ít nhất 8 ký tự, bao gồm chữ hoa, thường, số và ký tự đặc biệt).
- Sau khi đăng nhập, vào menu “Cài đặt” > “Thông tin đơn vị” để cập nhật logo, địa chỉ, tài khoản ngân hàng. Kết nối chữ ký số bằng cách cắm USB Token vào máy tính và chọn nhà cung cấp (Thaison-CA, BKAV-CA, v.v.) trong phần “Chữ ký số”.
- Nếu doanh nghiệp FDI hoặc lớn, tích hợp với ERP/SAP qua API để tự động đồng bộ dữ liệu bán hàng.
Bước 3: Khởi tạo mẫu hóa đơn
- Vào “Quản lý mẫu” > “Thêm mới”. Chọn mẫu chuẩn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, tùy chỉnh font chữ, màu sắc. Lưu và nộp mẫu lên Tổng cục Thuế qua phần mềm (hệ thống tự động gửi).
Lưu ý: Quá trình đăng ký mất 1-2 ngày làm việc để cơ quan thuế phê duyệt. Nếu gặp lỗi, liên hệ hỗ trợ Thái Sơn qua hotline 1900 636 098 hoặc email support@thaison.vn.
>> Tham khảo: Cục Thuế ban hành cẩm nang hỗ trợ với nhiều quy định quan trọng cho hộ kinh doanh.
2. Hướng dẫn chi tiết lập hóa đơn điện tử
Sau khi thiết lập, bạn có thể bắt đầu lập hóa đơn. E-Invoice hỗ trợ hai phiên bản: Web (truy cập qua trình duyệt) và Desktop (cài đặt phần mềm). Hướng dẫn dưới đây áp dụng cho cả hai, với giao diện tương tự.
Bước 1: Chọn loại hóa đơn và truy cập giao diện lập
- Đăng nhập và chọn menu “Sử dụng hóa đơn” > “Lập hóa đơn mới”.
- Chọn loại hóa đơn phù hợp:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) có mã: Dành cho giao dịch trên 20 triệu đồng.
- Hóa đơn bán hàng: Cho khách lẻ, không VAT.
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Nếu cần sửa sai sót trước đó.
- Hệ thống sẽ mở giao diện mới với các tab: “Thông tin chi tiết”, “Hàng hóa/dịch vụ”, “Thông tin gửi”.
Bước 2: Nhập thông tin người mua và chi tiết giao dịch
- Tab “Thông tin chi tiết”:
- Người bán: Tự động điền từ hồ sơ đơn vị.
- Người mua: Nhập tên, địa chỉ, MST (nếu có). Với khách quen, gõ MST để hệ thống tự động kéo dữ liệu từ cơ sở dữ liệu (ví dụ: MST 0100109109 sẽ load thông tin nhanh chóng).
- Ngày hóa đơn: Chọn ngày hiện tại hoặc tùy chỉnh (phải theo thứ tự tăng dần).
- Mẫu số: Chọn từ danh sách mẫu đã phê duyệt (ví dụ: 01GTKT3/001).
- Đồng tiền: VND hoặc ngoại tệ.
- Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản (bắt buộc ghi rõ nếu >20 triệu).
- Tab “Hàng hóa/dịch vụ”:
- Nhấn “Thêm dòng” > Chọn mã hàng từ danh mục (nếu tích hợp kho hàng) hoặc nhập tay: Tên hàng, đơn vị tính (cái, kg), số lượng, đơn giá, % thuế VAT (0%, 5%, 10%).
- Hệ thống tự tính: Thành tiền = Số lượng x Đơn giá; Thuế GTGT = Thành tiền x % VAT; Tổng thanh toán.
- Ví dụ: Bán 10 cái áo giá 200.000 VNĐ/cái, VAT 10% → Thành tiền: 2.000.000 VNĐ; Thuế: 200.000 VNĐ; Tổng: 2.200.000 VNĐ.
- Các trường bắt buộc (*) phải điền đầy đủ để tránh lỗi.
>> Tham khảo: Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 3: Ghi và kiểm tra hóa đơn
- Nhấn “Ghi” để lưu tạm. Hệ thống hiển thị mã hóa đơn tạm (ví dụ: 0000001) và thông báo “Lưu thành công”.
- Chọn “Xem hóa đơn” để preview dưới dạng PDF. Kiểm tra lỗi chính tả, số liệu trước khi xuất.
Quy trình này chỉ mất 2-3 phút nếu dữ liệu đã lưu sẵn, giúp doanh nghiệp xử lý hàng trăm hóa đơn/ngày mà không cần nhân sự kế toán chuyên sâu.
3. Xuất, ký số và gửi hóa đơn
Lập hóa đơn chỉ là bước đầu; xuất và ký số mới hoàn tất quy trình pháp lý.
Bước 1: Xuất hóa đơn
- Từ giao diện chi tiết hóa đơn, nhấn “Xuất hóa đơn”. Hệ thống sinh số hóa đơn chính thức và chuyển sang màn hình ký số.
Bước 2: Ký số và cấp mã
- Đảm bảo USB Token cắm chắc chắn. Chọn chứng thư số từ danh sách (hiển thị tên người ký, hết hạn nếu có).
- Nhập mã PIN (6-8 chữ số) và nhấn “Ký”. Quá trình mất 5-10 giây; thành công sẽ hiển thị dấu xác thực số.
- Hệ thống tự động gửi yêu cầu cấp mã đến Tổng cục Thuế. Mã được trả về ngay (dạng chuỗi 13 ký tự), in trên hóa đơn.
Bước 3: Gửi cho khách hàng
- Tab “Thông tin gửi”: Nhập email/SĐT người mua, nội dung tin nhắn (tùy chọn).
- Nhấn “Gửi email” hoặc “Gửi SMS”. Khách nhận file PDF/XML kèm mã QR tra cứu.
- Tùy chọn in chuyển đổi (nếu khách yêu cầu giấy): Chọn “In hóa đơn” để xuất bản giấy có dấu đỏ xác thực.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Lưu trữ
- Tải file: XML (dữ liệu gốc), PDF (bản in). Lưu trên đám mây E-Invoice (miễn phí 10 năm) hoặc máy tính cá nhân.
Nếu lỗi ký số (ví dụ: Token hết hạn), gia hạn qua nhà cung cấp và thử lại.
4. Quản lý và tra cứu hóa đơn
E-Invoice cung cấp công cụ mạnh mẽ để theo dõi.
- Tra cứu: Menu “Hóa đơn” > “Danh sách hóa đơn” > Lọc theo ngày, số hóa đơn, MST. Quét mã QR trên hóa đơn để kiểm tra hợp lệ tại tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
- Báo cáo: Xuất báo cáo doanh thu, thuế theo quý/tháng, tích hợp với phần mềm kế toán MISA hoặc Fast.
- Xử lý sai sót: Lập hóa đơn điều chỉnh > Chọn hóa đơn gốc > Nhập lý do > Ký số mới.
>> Tham khảo: Hóa đơn thay thế.
5. Lưu ý quan trọng và lợi ích
- Lưu ý:
- Chữ ký số phải còn hạn (thường 1-3 năm); kiểm tra định kỳ.
- Không sửa hóa đơn sau xuất; phải hủy/thay thế theo quy định.
- Với hộ kinh doanh nhỏ, dùng app E-Invoice mobile (iOS/Android) để lập hóa đơn di động.
- Tuân thủ Nghị định 70/2025: Bắt buộc từ máy tính tiền cho bán lẻ từ 1/6/2025.
- Bảo mật: Không chia sẻ mật khẩu; sử dụng VPN nếu truy cập công cộng.
- Lợi ích:
- Tiết kiệm: Giảm 70% thời gian kê khai thuế.
- Minh bạch: Tích hợp Tổng cục Thuế, giảm thất thu 20-30%.
- Linh hoạt: Tích hợp PosApp cho bán hàng tự động.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi