Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã xác thực là một loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi phát hành cho người mua. Đây là một giải pháp quan trọng trong hệ thống quản lý thuế tại Việt Nam, nhằm tăng cường tính minh bạch, chống gian lận thuế và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Hóa đơn điện tử có mã xác thực được quy định chi tiết trong các văn bản pháp luật như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, phù hợp với các doanh nghiệp không có hệ thống kế toán phức tạp hoặc cần sự kiểm soát chặt chẽ từ cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có mã xác thực không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn mang lại sự tiện lợi trong quản lý, giảm chi phí in ấn và lưu trữ so với hóa đơn giấy. Với sự phổ biến của các hiệp định thương mại tự do và xu hướng thương mại điện tử, loại hóa đơn này đang ngày càng được áp dụng rộng rãi, đặc biệt trong các ngành bán lẻ, dịch vụ và xuất nhập khẩu.
1. Những quy định còn hiệu lực về hóa đơn điện tử có mã xác thực
Hóa đơn điện tử có mã xác thực được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật chính sau:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (có hiệu lực từ 1/7/2020): Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch kinh tế.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP): Hướng dẫn chi tiết về điều kiện, cách thức lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử, bao gồm cả loại có mã xác thực.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Quy định cụ thể về việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế.
- Thông tư 32/2011/TT-BTC: Là nền tảng ban đầu cho việc triển khai hóa đơn điện tử, bao gồm quy định về mã xác thực.
- Quyết định 1450/2021/QĐ-TCT: Hướng dẫn về việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Những quy định này đảm bảo rằng hóa đơn điện tử có mã xác thực được quản lý chặt chẽ, đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý, đồng thời tích hợp với Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Ngừng cấp mã hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp khi nào?
2. Đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã xác thực
Hóa đơn điện tử có mã xác thực có các đặc điểm nổi bật sau:
- Mã xác thực: Đây là chuỗi ký tự do cơ quan thuế cấp sau khi kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn. Mã này được gắn vào hóa đơn trước khi gửi cho người mua, đảm bảo tính pháp lý và chống giả mạo.
- Định dạng XML: Hóa đơn được lập theo chuẩn XML, tuân thủ quy định của Tổng cục Thuế, đảm bảo khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu.
- Chữ ký số: Hóa đơn phải được ký bằng chữ ký số hợp pháp của người bán, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.
- Kết nối với cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hóa đơn đến Tổng cục Thuế để nhận mã xác thực trước khi phát hành, thông qua hệ thống trung gian như eTVAN hoặc trực tiếp qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử.
- Nội dung bắt buộc: Bao gồm thông tin người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, tổng tiền thanh toán, ngày lập hóa đơn và mã xác thực.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức không có hệ thống quản lý hóa đơn nội bộ phức tạp, hoặc trong các giao dịch yêu cầu kiểm soát chặt chẽ từ cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
3. Quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực
Quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực bao gồm các bước sau:
3.1. Đăng ký sử dụng
- Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực với cơ quan thuế thông qua Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các tổ chức trung gian như Thái Sơn, VNPT, Viettel.
- Cần cung cấp thông tin về mã số thuế, chữ ký số và hệ thống phần mềm sử dụng.
3.2. Lập hóa đơn
- Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được phê duyệt (như Thái Sơn Einvoice, VNPT-Invoice) để lập hóa đơn.
- Thông tin hóa đơn bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; chi tiết hàng hóa/dịch vụ; thuế suất; tổng tiền thanh toán.
- Hóa đơn được ký số bằng chữ ký số hợp pháp.
>> Tham khảo: Quy định mới về hóa đơn điện tử bán tài sản công.
3.3. Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế
- Hóa đơn được gửi đến Tổng cục Thuế qua hệ thống eTVAN hoặc Cổng thông tin HĐĐT.
- Cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu (thông tin người bán, người mua, thuế suất, v.v.) và cấp mã xác thực (thường trong vòng vài phút).
- Nếu hóa đơn không hợp lệ, hệ thống sẽ trả về thông báo lỗi để doanh nghiệp chỉnh sửa.
3.4. Phát hành hóa đơn
- Sau khi nhận mã xác thực, hóa đơn được gửi đến người mua qua email, SMS hoặc các phương tiện điện tử khác.
- Hóa đơn có mã xác thực có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy và được sử dụng để kê khai thuế.
3.5. Lưu trữ hóa đơn
- Hóa đơn điện tử có mã xác thực phải được lưu trữ dưới dạng điện tử trong tối thiểu 10 năm, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ của nhà cung cấp như Thái Sơn hoặc tự lưu trữ trên hệ thống nội bộ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Lợi ích của hóa đơn điện tử có mã xác thực
Hóa đơn điện tử có mã xác thực mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tính minh bạch: Mã xác thực giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ các giao dịch, giảm thiểu gian lận thuế.
- Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy, ước tính tiết kiệm đến 90% chi phí so với phương pháp truyền thống.
- Tốc độ xử lý nhanh: Quy trình lập, gửi và nhận mã xác thực diễn ra trong vài phút, giúp đẩy nhanh giao dịch.
- Tăng tính chính xác: Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế giảm thiểu sai sót trong kê khai thuế.
- Thân thiện với môi trường: Giảm sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi