Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (HĐĐT có mã) là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi doanh nghiệp phát hành cho người mua. Đây là công cụ quan trọng để quản lý thuế chặt chẽ, chống gian lận và thất thu ngân sách. Năm 2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã được mở rộng áp dụng bắt buộc với nhiều đối tượng, đặc biệt hộ kinh doanh và doanh nghiệp rủi ro cao. Với hơn 60% hóa đơn hiện nay là loại có mã, đây là bước tiến lớn trong chuyển đổi số thuế Việt Nam. Bài viết này trình bày toàn diện quy định, đặc điểm, đối tượng áp dụng, quy trình và lưu ý thực tiễn về HĐĐT có mã.
1. Khái niệm và đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã
Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử có mã là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực duy nhất (mã số 10 chữ số) trước khi gửi cho người mua. Mã này được in trên hóa đơn dưới dạng QR code, giúp tra cứu tức thì tính hợp lệ.
Đặc điểm chính năm 2025:
- Ký hiệu bắt đầu bằng chữ “C” (ví dụ: C25A1N – có mã, năm 2025, hóa đơn GTGT).
- Mã cơ quan thuế: Dãy số riêng biệt, không trùng lặp.
- Dữ liệu truyền realtime đến Tổng cục Thuế ngay khi phát hành.
- Không cần chữ ký số người mua (chỉ cần chữ ký số người bán).
- Hóa đơn có giá trị pháp lý ngay khi cấp mã, dù người mua chưa nhận.
So với hóa đơn điện tử không mã (ký hiệu “K”), loại có mã được kiểm soát chặt hơn, phù hợp với đối tượng rủi ro cao về thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã
Theo Khoản 1 Điều 11 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng sau bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế (theo tiêu chí đánh giá của cơ quan thuế: nợ thuế, vi phạm nhiều lần, kinh doanh lĩnh vực rủi ro như xăng dầu, rượu bia).
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước ≥1 tỷ đồng hoặc thuộc ngành bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp người tiêu dùng.
- Doanh nghiệp khởi nghiệp, mới thành lập trong 12 tháng đầu (tự động áp dụng có mã để giám sát).
- Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho cá nhân không lấy hóa đơn (bán lẻ xăng dầu, siêu thị).
- Nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh TMĐT tại Việt Nam (nếu có chức năng thanh toán).
Ngoại lệ: Doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không mã (không rủi ro cao, kê khai đúng hạn 24 tháng liên tục) được chuyển sang loại không mã sau khi đăng ký.
>> Tham khảo: Các loại thuế áp dụng với hộ kinh doanh.
3. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử có mã
Quy trình được thực hiện hoàn toàn điện tử qua phần mềm hóa đơn điện tử (Thái Sơn E-invoice…).
Bước 1: Lập hóa đơn trên phần mềm
- Điền đầy đủ 38 tiêu thức (tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất…).
- Chọn loại “Có mã của cơ quan thuế”.
Bước 2: Ký số bằng chữ ký số doanh nghiệp
- Cắm USB Token → Nhập PIN → Ký điện tử.
Bước 3: Gửi yêu cầu cấp mã lên Tổng cục Thuế
- Phần mềm tự động gửi dữ liệu XML qua Cổng hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Thời gian cấp mã: Tức thì (dưới 1 phút) nếu hệ thống ổn định; tối đa 5 phút nếu đông.
>> Tham khảo: Đăng ký trải nghiệm kê khai thuế trên app eTax Mobile cho hộ kinh doanh.
Bước 4: Nhận mã và phát hành hóa đơn
- Hệ thống trả về mã xác thực → Hóa đơn hoàn thiện với mã QR chứa mã cơ quan thuế.
- Gửi cho người mua qua email/SMS/Zalo OA.
Bước 5: Lưu trữ và báo cáo
- Lưu file XML + PDF ít nhất 10 năm.
- Dữ liệu tự động vào báo cáo sử dụng hóa đơn (BC26/AC).
Ví dụ: Siêu thị phát hành hóa đơn bán lẻ → Lập → Ký số → Gửi cấp mã → Nhận mã trong 30 giây → In biên lai hoặc gửi SMS cho khách.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Ưu điểm và hạn chế của hóa đơn điện tử có mã
Ưu điểm:
- Kiểm soát chặt chẽ: Cơ quan thuế nắm dữ liệu realtime → Chống hóa đơn khống, gian lận thuế.
- An toàn cao: Mã xác thực duy nhất, không thể giả mạo.
- Hỗ trợ người bán lẻ: Không cần chờ người mua ký số.
- Dễ tra cứu: Người mua quét QR để kiểm tra hợp lệ.
Hạn chế:
- Phụ thuộc hệ thống cơ quan thuế: Nếu server quá tải → Chậm cấp mã.
- Chi phí cao hơn loại không mã (phí cấp mã khoảng 200-500 đồng/hóa đơn tùy nhà cung cấp).
- Bắt buộc với đối tượng rủi ro cao → Tăng thủ tục so với không mã.
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.
5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã
- Sai sót xử lý: Không hủy hóa đơn đã cấp mã → Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế (mẫu 04HGDL), thông báo cơ quan thuế trong 2 ngày.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Bắt buộc có mã với ngành bán lẻ, ăn uống → Truyền dữ liệu hàng ngày trước 24h.
- Phạt vi phạm: Không sử dụng có mã khi bắt buộc → Phạt 10-20 triệu + đình chỉ hóa đơn điện tử.
- Chuyển đổi: Doanh nghiệp đủ điều kiện có thể đăng ký chuyển sang không mã sau 12 tháng không vi phạm.
- Hỗ trợ: Nhà cung cấp như Thái Sơn E-invoice tự động cấp mã, cảnh báo lỗi trước gửi.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi