Chứng từ kế toán là gì? Quy định mới nhất doanh nghiệp cần biết

Trong hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp, chứng từ kế toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Đây là căn cứ pháp lý để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phục vụ quản lý tài chính, kê khai thuế và kiểm tra kế toán.

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn các bước đơn giản để hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn:

• Lập chứng từ chưa đúng quy định.
• Lưu trữ chưa đầy đủ.
• Thiếu hồ sơ chứng minh giao dịch.
• Sử dụng chứng từ điện tử chưa đúng chuẩn.

Điều này có thể dẫn đến:

• Bị loại chi phí.
• Không được khấu trừ thuế.
• Bị xử phạt hành chính.
• Rủi ro khi thanh tra thuế.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về chứng từ kế toán theo quy định mới nhất năm 2026.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán là những giấy tờ hoặc dữ liệu điện tử phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành.

Nói cách khác, mọi hoạt động như thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng, trả lương, chuyển khoản đều cần có chứng từ kế toán để ghi nhận.

2. Vai trò của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán có vai trò:

2.1. Là căn cứ ghi sổ kế toán

Mọi số liệu kế toán đều phải dựa trên chứng từ hợp lệ.

2.2. Chứng minh giao dịch thực tế

Giúp:

• Xác minh hoạt động mua bán.
• Chứng minh doanh thu – chi phí.
• Giải trình với cơ quan thuế.

2.3. Hỗ trợ quản lý tài chính

Doanh nghiệp dễ dàng:

• Kiểm soát dòng tiền.
• Theo dõi công nợ.
• Quản lý chi phí.

2.4. Căn cứ pháp lý khi kiểm tra

Khi:

• Thanh tra thuế.
• Kiểm toán.
• Kiểm tra nội bộ.

chứng từ kế toán là tài liệu bắt buộc phải xuất trình.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Các loại chứng từ kế toán phổ biến

3.1. Chứng từ tiền mặt

Bao gồm:

• Phiếu thu.
• Phiếu chi.
• Biên lai thu tiền.

Dùng để theo dõi:

• Thu chi tiền mặt.
• Tồn quỹ doanh nghiệp.

3.2. Chứng từ ngân hàng

Ví dụ:

• Ủy nhiệm chi.
• Giấy báo Có.
• Giấy báo Nợ.
• Sao kê ngân hàng.

Đây là căn cứ chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt.

3.3. Chứng từ bán hàng

Bao gồm:

• Hóa đơn điện tử.
• Phiếu xuất kho.
• Biên bản giao hàng.

Dùng để ghi nhận doanh thu.

3.4. Chứng từ mua hàng

Ví dụ:

• Hóa đơn đầu vào.
• Hợp đồng.
• Biên bản nghiệm thu.
• Phiếu nhập kho.

3.5. Chứng từ tiền lương

Bao gồm:

• Bảng chấm công.
• Bảng lương.
• Phiếu lương.
• Chứng từ BHXH.

>> Tham khảo: Thông tư 58/2026/TT-BTC: Những điểm mới về chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ từ 01/07/2026.

4. Nội dung bắt buộc trên chứng từ kế toán

Theo quy định, chứng từ kế toán cần có các nội dung cơ bản:

• Tên chứng từ
• Số hiệu chứng từ
• Ngày tháng lập
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế
• Số tiền
• Chữ ký liên quan

Ngoài ra, tùy từng loại chứng từ có thể cần:

• Dấu doanh nghiệp
• Mã số thuế
• Thông tin ngân hàng

5. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán

5.1. Chính xác và trung thực

Thông tin trên chứng từ phải:

• Đúng thực tế phát sinh
• Không khai sai
• Không lập khống

5.2. Đầy đủ thông tin

Thiếu thông tin có thể khiến:

• Chứng từ không hợp lệ
• Không được chấp nhận khi quyết toán thuế

5.3. Không tẩy xóa sửa chữa

Nếu sai sót cần:

• Lập lại.
• Điều chỉnh theo quy định.
• Không tự ý sửa trực tiếp.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

6. Quy định về chứng từ kế toán điện tử

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang:

• Hóa đơn điện tử.
• Phiếu điện tử.
• Chữ ký số.
• Lưu trữ cloud.

Theo quy định, chứng từ điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng:

• Tính toàn vẹn dữ liệu.
• Khả năng tra cứu.
• Xác thực điện tử hợp lệ.

7. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

Tùy từng loại hồ sơ mà thời gian lưu trữ khác nhau.

Thông thường:

• Tối thiểu 5 năm.
• Hoặc 10 năm.
• Một số hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn.

Doanh nghiệp nên:

• Sao lưu dữ liệu định kỳ.
• Lưu song song bản điện tử và cloud.
• Quản lý phân quyền truy cập.

>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn; Hóa đơn VAT.

8. Những sai sót doanh nghiệp thường gặp

8.1. Thiếu chữ ký

Nhiều doanh nghiệp:

• Không ký đầy đủ.
• Thiếu người phê duyệt.
• Không có xác nhận liên quan.

8.2. Sai thông tin chứng từ

Ví dụ:

• Sai số tiền.
• Sai MST.
• Sai ngày tháng.

8.3. Mất chứng từ

Đây là rủi ro lớn khi:

• Quyết toán thuế.
• Kiểm toán.
• Tranh chấp pháp lý.

9. Xử phạt vi phạm về chứng từ kế toán

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu:

• Lập chứng từ sai quy định.
• Không lưu trữ chứng từ.
• Làm mất hồ sơ kế toán.
• Sử dụng chứng từ giả.

Mức xử phạt tùy theo:

• Tính chất vi phạm.
• Giá trị giao dịch.
• Mức độ ảnh hưởng.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

10. Giải pháp quản lý chứng từ hiệu quả

Doanh nghiệp nên:

10.1. Sử dụng phần mềm kế toán

Giúp:

• Tự động hóa chứng từ.
• Giảm sai sót nhập liệu.
• Đồng bộ dữ liệu.

10.2. Áp dụng chứng từ điện tử

Giúp:

• Dễ tra cứu.
• Tiết kiệm chi phí.
• Hạn chế thất lạc.

10.3. Lưu trữ khoa học

Nên:

• Phân loại theo thời gian.
• Theo phòng ban.
• Theo loại chứng từ.

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.

11. Câu hỏi thường gặp

11.1. Chứng từ kế toán điện tử có cần in ra không?

Không bắt buộc nếu đáp ứng điều kiện lưu trữ điện tử hợp lệ.

11.2. Mất chứng từ kế toán có bị phạt không?

Có thể bị xử phạt hành chính tùy trường hợp.

11.3. Hóa đơn điện tử có phải chứng từ kế toán không?

Có. Đây là một loại chứng từ kế toán quan trọng.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/